Składka zdrowotna 2025 - zasady naliczania dla przedsiębiorców

Składka zdrowotna 2025 - zasady naliczania dla przedsiębiorców

Składka zdrowotna pozostaje jednym z najbardziej skomplikowanych elementów systemu ubezpieczeń społecznych w Polsce. Mimo że schemat ustalania tej składki został zmieniony kilka lat temu, w dalszym ciągu wyliczenie tego zobowiązania budzi wątpliwości wśród przedsiębiorców. Sposób naliczania składki zdrowotnej zależy przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania oraz formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej.

Kluczowe znaczenie ma również forma prawna działalności gospodarczej. Inne zasady obowiązują osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a inne wspólników różnych typów spółek. Przedsiębiorcy muszą dokładnie znać zasady obowiązujące w ich konkretnej sytuacji, aby prawidłowo naliczać i opłacać składkę zdrowotną.

Składka zdrowotna w zależności od formy opodatkowania

Podstawowym kryterium do ustalania wartości składki zdrowotnej stanowi wybrana przez przedsiębiorcę forma opodatkowania. Znaczenie ma także forma prawna działalności gospodarczej. Zasady naliczania składek na ubezpieczenie zdrowotne dotyczą osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a także wspólników spółek cywilnych, jawnych oraz partnerskich.

System naliczania składki zdrowotnej został znacznie skomplikowany po wprowadzeniu zmian w ramach Polskiego Ładu. Przedsiębiorcy muszą teraz uwzględniać wiele różnych czynników, które wpływają na ostateczną wysokość składki. Brak górnego limitu składki zdrowotnej dla niektórych form opodatkowania oznacza, że osoby osiągające wysokie dochody mogą płacić bardzo znaczne kwoty.

Opodatkowanie dochodów na zasadach ogólnych

Osoby wybierające opodatkowanie według skali podatkowej za każdy miesiąc podlegania ubezpieczeniu wpłacają składkę na ubezpieczenie zdrowotne od miesięcznej podstawy wymiaru składki. Podstawę tę stanowi dochód z działalności gospodarczej uzyskany w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który opłacana jest składka.

Dochód za pierwszy miesiąc podlegania ubezpieczeniu w roku składkowym jest ustalany jako różnica między osiągniętymi przychodami a poniesionymi kosztami uzyskania tych przychodów. Dochód ten jest pomniejszany o kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe opłaconych w tym miesiącu, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku przedsiębiorców prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów podstawę składki zdrowotnej zmniejsza się lub zwiększa o powstałą różnicę remanentową. Zwiększenia dokonuje się, jeżeli wartość remanentu końcowego jest większa od wartości remanentu początkowego. Obniżenia dokonuje się, gdy wartość remanentu końcowego jest mniejsza od wartości remanentu początkowego.

Od 2023 roku przyjmowany jest do wyliczeń wynik niezależnie od tego, czy jest dodatni czy ujemny. Składka zdrowotna stanowi 9% obliczonej według powyższych zasad podstawy. Nie może ona być niższa od 9% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego na pierwszy dzień danego roku składkowego.

1. Ustal przychody osiągnięte w danym miesiącu
2. Określ koszty uzyskania przychodów poniesione w tym okresie
3. Oblicz dochód jako różnicę między przychodami a kosztami
4. Pomniejsz dochód o składki społeczne (jeśli nie ujęto ich w kosztach)
5. Zastosuj metodę naliczania narastającego dla kolejnych miesięcy
6. Sprawdź czy podstawa nie jest niższa od minimalnej
7. Oblicz składkę zdrowotną jako 9% podstawy

Nawet w przypadku, gdy w danym miesiącu dochodu nie ma, składkę należy zapłacić. Sposób ustalania dochodu na cele podstawy składki zdrowotnej jest inny od dochodu ustalonego na cele PIT. Nie ma określonego żadnego ograniczenia co do górnej granicy składki zdrowotnej, co może być bardzo dotkliwe dla osób osiągających wysokie dochody.

Przedsiębiorca rozliczający się w 2024 roku według ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w 2025 roku wybrał skalę podatkową. Przychody za styczeń wyniosły 5 000 zł, koszty 4 000 zł. Za styczeń podstawę stanowi minimalne wynagrodzenie 4 242 zł, składka wynosi 381,78 zł. Za luty przyjmuje się dochód ze stycznia 1 000 zł, ale jako że jest niższy od minimalnego, podstawa wynosi 3 499,50 zł, a składka 314,96 zł.

Opodatkowanie dochodów podatkiem liniowym

Zasady obliczania podstawy wymiaru składki zdrowotnej dla osób korzystających z podatku liniowego są takie same jak dla przedsiębiorców rozliczających się według zasad ogólnych. Kluczowa różnica dotyczy stawki składki, która w tym przypadku wynosi 4,9% uzyskanego w poprzednim miesiącu dochodu.

Przedsiębiorcy korzystający z podatku liniowego mają pewną przewagę w postaci niższej stawki składki zdrowotnej. Jednak minimalna składka pozostaje taka sama jak w przypadku skali podatkowej. Dopiero przy wyższych dochodach różnica staje się zauważalna.

System naliczania składki zdrowotnej dla podatku liniowego uwzględnia te same zasady co dla skali podatkowej w zakresie ustalania podstawy wymiaru. Różnica dotyczy jedynie stawki procentowej stosowanej do obliczenia końcowej kwoty składki. Przedsiębiorcy muszą pamiętać o konieczności prowadzenia dokładnej ewidencji dochodów i kosztów, aby prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składki.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Osoby, które jako formę opodatkowania wybrały ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, muszą opłacać składki zależne od wysokości przychodu osiągniętego w danym roku kalendarzowym. Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi odpowiednia stawka procentowa przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego.

Przychód może zostać pomniejszony o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, pod warunkiem że te nie zostały odliczone od dochodu lub zaliczone do kosztów. W przypadku opodatkowania na zasadach ryczałtu przychód należy śledzić na bieżąco i w razie przekroczenia danego progu przychodu już za miesiąc, kiedy nastąpiła taka sytuacja, trzeba uiścić składkę zdrowotną w wyższej wysokości.

Jeżeli przychody w ciągu roku wzrosną do drugiego czy trzeciego pułapu, wówczas za miesiące poprzednie gdzie opłacano składkę niższą konieczne będzie zapłacenie wyrównania według stawki obowiązującej za ostatni miesiąc w roku. Na dokonanie dopłaty przedsiębiorca ma miesiąc od upływu terminu złożenia zeznania rocznego za rok ubiegły.

• Składka zdrowotna jest naliczana od podstawy ustalonej procentowo od przeciętnego wynagrodzenia
• Wysokość składki zależy od rocznego przychodu osiągniętego przez przedsiębiorcę
• Przekroczenie progu przychodowego skutkuje koniecznością dopłaty za wcześniejsze miesiące
• Przychód można pomniejszyć o składki ZUS pod określonymi warunkami
• Termin dopłaty wynosi miesiąc od upływu terminu złożenia zeznania rocznego

Przedsiębiorca prowadzący ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w kwietniu przekroczył 60 000 zł przychodu narastająco, a w listopadzie przekroczył 300 000 zł. W ciągu roku opłacał składki od 60% przeciętnego wynagrodzenia od stycznia do marca, od 100% od kwietnia do października, oraz od 180% od listopada do grudnia. Ponieważ przychód przekroczył 300 000 zł, musi opłacić za cały rok składki od podstawy 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Składka uproszczona dla ryczałtu

Osoby, które wybrały ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w bieżącym roku, mogą opłacać składkę uproszczoną pod warunkiem prowadzenia działalności cały poprzedni rok kalendarzowy. Dotyczy to sytuacji, kiedy w poprzednim roku korzystało się z opodatkowania według skali podatkowej, podatkiem liniowym, podatkiem z kwalifikowanych praw własności intelektualnej lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

W przypadku ryczałtu nie obowiązuje zasada roku składkowego od 1 lutego do 31 stycznia roku kolejnego. Podstawę wymiaru składki za dany miesiąc stanowi przychód osiągnięty w tym miesiącu. Ustalając podstawę za styczeń, przyjmuje się przychód ze stycznia danego roku.

Karta podatkowa

Przedsiębiorca rozliczający się na zasadach karty podatkowej ma najprostszy schemat wyliczenia składki zdrowotnej. Podstawę stanowi 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku kalendarzowym. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4 666 zł, więc podstawa składki zdrowotnej wynosi 3 499,50 zł, a składka zdrowotna równa jest kwocie 314,96 zł.

Zawieszenie działalności a składka zdrowotna

Podczas kalkulacji składki zdrowotnej nie uwzględnia się osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów z okresu zawieszenia działalności. Jest to dobra wiadomość dla osób planujących sprzedaż środków trwałych - jeśli zrobią to w okresie zawieszenia, to przychód powstały z tego tytułu nie zostanie przyjęty podczas wyliczeń składki zdrowotnej.

Zasada ta dotyczy zarówno osób korzystających z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, jak i tych, które prowadzą ewidencję w formie Księgi Przychodów i Rozchodów. Zawieszenie działalności może być strategicznym narzędziem optymalizacji obciążeń związanych ze składką zdrowotną.

Składka zdrowotna wspólników spółek

Składkę zdrowotną w wysokości 9% naliczoną od podstawy stanowiącej 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego opłacają określone kategorie wspólników. Dotyczy to wspólników spółek komandytowych, właścicieli jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, akcjonariuszy prostych spółek akcyjnych oraz komplementariuszy spółek komandytowo-akcyjnych.

System naliczania składki zdrowotnej dla wspólników niektórych spółek został znacznie uproszczony w porównaniu do skomplikowanych zasad obowiązujących przedsiębiorców indywidualnych. Stała wysokość składki zapewnia przewidywalność kosztów i ułatwia planowanie finansowe.

Prowadzenie kilku działalności

Przedsiębiorca, który prowadzi więcej niż jedną pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo podatkiem z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, składkę zdrowotną na ubezpieczenie zdrowotne opłaca od sumy dochodów.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi więcej niż jedną pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, w celu ustalenia limitu przychodów warunkujących wysokość składki należy przyjąć sumę przychodów z tych działalności.

1. Zidentyfikuj wszystkie prowadzone działalności gospodarcze
2. Określ formę opodatkowania dla każdej działalności
3. Ustal podstawę wymiaru składki dla każdej działalności osobno
4. Zsumuj podstawy wymiaru (dla tej samej formy opodatkowania)
5. Oblicz składkę zdrowotną od łącznej podstawy
6. Uwzględnij specjalne zasady dla różnych form opodatkowania
7. Zapłać składkę w odpowiednim terminie

Warto wspomnieć o sytuacji, kiedy przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą oraz jest wspólnikiem w spółce komandytowej i jednoosobowym wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wtedy opłaca jedynie składkę zdrowotną zależną od dochodu z jednoosobowej działalności gospodarczej oraz składkę w pojedynczej wysokości mimo prowadzenia dwóch spółek.

• Przedsiębiorcy prowadzący kilka działalności sumują dochody z działalności o tej samej formie opodatkowania
• Różne formy opodatkowania wymagają oddzielnego ustalania podstawy wymiaru
• Wspólnicy niektórych spółek płacą stałą składkę niezależnie od liczby prowadzonych spółek tego samego typu
• Prowadzenie ewidencji dla każdej działalności jest konieczne do prawidłowego rozliczenia

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną skalą podatkową, jest wspólnikiem spółki cywilnej rozliczającej się ryczałtem oraz właścicielem jednoosobowej spółki z o.o. Składki zdrowotne wynoszą: ze skali podatkowej - według dochodu, ze spółki cywilnej - według przychodów z ryczałtu, ze spółki z o.o. - stała kwota 769,43 zł.

Możliwość odliczenia składki zdrowotnej

Wejście w życie Nowego Ładu od stycznia 2022 roku zlikwidowało możliwość odliczenia części składki zdrowotnej od podatku. Wielu podatników bardzo straciło na tej zmianie, w związku z czym wprowadzono od 1 lipca 2022 roku rozwiązanie, które pozwala obniżyć podstawę opodatkowania o wartość naliczonej składki zdrowotnej.

W przypadku osób rozliczających podatek liniowy można odliczyć od dochodu maksymalnie 12 900 zł w ciągu 2025 roku. Dla podatników korzystających z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych można pomniejszyć przychód o 50% zapłaconych składek zdrowotnych. Osoby rozliczające się w formie karty podatkowej mogą obniżyć podatek o 19% zapłaconej składki.

Przepisy nie uprawniają do odliczenia składki zdrowotnej od dochodu osób, które jako formę opodatkowania wybrały zasady ogólne. Ta grupa przedsiębiorców nie może skorzystać z żadnych ulg związanych ze składką zdrowotną, co dodatkowo zwiększa ich obciążenia podatkowe.

Składka zdrowotna dla osób współpracujących

Inny schemat ustalania podstawy wymiaru składki zdrowotnej obowiązuje osoby współpracujące przy prowadzeniu działalności gospodarczej. W 2025 roku bazę do naliczania składki zdrowotnej stanowi dla nich 75% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego.

System naliczania składki zdrowotnej dla osób współpracujących jest znacznie prostszy niż dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Stała podstawa wymiaru zapewnia przewidywalność kosztów i ułatwia planowanie budżetu domowego.

Terminy płatności i obowiązki sprawozdawcze

Termin rozliczenia składki zdrowotnej upływa 20. dnia każdego miesiąca dla płatników będących osobami fizycznymi, niezależnie od tego, czy zatrudniają pracowników, czy nie. Osoby prawne w dalszym ciągu powinny przekazywać deklaracje za ubezpieczonych do 15. dnia miesiąca.

Terminy opłacania składek różnią się w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności:

• Do 15. dnia miesiąca obowiązuje spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, fundacje, stowarzyszenia
• Do 20. dnia miesiąca dotyczy właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, wspólników spółek cywilnych, partnerskich, jawnych oraz innych wskazanych w przepisach kategorii przedsiębiorców

Ustalanie wysokości składki zdrowotnej zależnej od dochodu lub przychodu jest dla przedsiębiorców bardzo dotkliwe. Ustawa nie określa górnej granicy podstawy składki zdrowotnej w przypadku opodatkowania podatkiem liniowym lub skalą podatkową, a jedynie minimalną, dlatego w niektórych przypadkach opłaty mogą być bardzo wysokie.

Najczęstsze pytania

Minimalna składka na ubezpieczenie zdrowotne dla osób opodatkowanych według skali podatkowej czy podatku liniowego za styczeń 2025 wynosi 381,78 zł, a od lutego 2025 roku do stycznia 2026 wynosi 314,96 zł. Dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem wysokość składek wynosi 461,66 zł, 769,43 zł lub 1384,97 zł w zależności od wysokości przychodów, a dla karty podatkowej składka wynosi 314,96 zł.

Nie, składka zdrowotna nie ma określonego górnego limitu dla przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego. Oznacza to, że osoby osiągające bardzo wysokie dochody mogą płacić znaczne kwoty składki zdrowotnej. Jedynie określono minimalną wysokość składki.

Przy prowadzeniu kilku działalności o tej samej formie opodatkowania należy sumować dochody lub przychody z wszystkich działalności. Jeśli formy opodatkowania są różne, podstawę wymiaru ustala się oddzielnie dla każdej działalności według zasad właściwych dla danej formy opodatkowania, a następnie sumuje się obliczone składki.

Możliwość odliczenia składki zdrowotnej zależy od formy opodatkowania. Przedsiębiorcy rozliczający się podatkiem liniowym mogą odliczyć od dochodu maksymalnie 12 900 zł rocznie. Ryczałtowcy mogą pomniejszyć przychód o 50% zapłaconych składek, a osoby na karcie podatkowej mogą obniżyć podatek o 19% składki. Przedsiębiorcy na skali podatkowej nie mogą odliczać składki zdrowotnej.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają termin do 20. dnia każdego miesiąca na złożenie deklaracji DRA i opłacenie składki zdrowotnej. Osoby prawne mają termin do 15. dnia miesiąca. Od 2022 roku obowiązek składania miesięcznych deklaracji DRA dotyczy wszystkich przedsiębiorców, bez wyjątków.