Umowa o pracę na okres próbny - zasady i przepisy 2025

Umowa o pracę na okres próbny - zasady i przepisy 2025

Umowa na okres próbny pozwala pracodawcy ocenić kandydata, a pracownikowi poznać firmę. Sprawdź zasady, terminy i przepisy.

ZBA

Zespół Biznes Analiza

Redakcja Biznesowa

11 min czytania

Umowa o pracę na okres próbny stanowi szczególny rodzaj umowy, który służy obustronnej weryfikacji oczekiwań zarówno pracodawcy, jak i przyszłego pracownika. Pracodawca może w ten sposób sprawdzić, czy wybrany kandydat rzeczywiście sprawdzi się na konkretnym stanowisku pracy, podczas gdy pracownik otrzymuje możliwość poznania struktury organizacyjnej firmy, swoich przyszłych obowiązków oraz atmosfery panującej w miejscu pracy.

Ten typ umowy jest szczególnie przydatny w sytuacjach, gdy pracodawca potrzebuje czasu na obiektywną ocenę kompetencji, umiejętności i dopasowania kulturowego nowego pracownika do zespołu. Równocześnie kandydat może określić, czy zakres powierzonych mu zadań oraz środowisko pracy będą odpowiadać jego oczekiwaniom zawodowym i osobistym.

Umowa na okres próbny może poprzedzać różne rodzaje umów o pracę, w tym umowy na czas nieokreślony, określony, na czas wykonywania określonej pracy lub na zastępstwo. Maksymalny czas trwania takiej umowy wynosi 3 miesiące, jednak pracodawca może zdecydować o jej skróceniu. Możliwe jest również ponowne przyznanie okresu próbnego, jeśli dotyczy to zatrudnienia na innym stanowisku lub przy innych czynnościach wymagających oceny kwalifikacji

Zasady zawierania umowy na okres próbny w 2025 roku

Proces zawierania umowy na okres próbny podlega ściśle określonym zasadom prawnym, które zostały wprowadzone w celu ochrony praw obu stron stosunku pracy. Umowa ta może być zawarta przed różnymi rodzajami umów o pracę, co daje pracodawcom elastyczność w planowaniu zatrudnienia.

Kluczowym aspektem jest maksymalny okres trwania umowy próbnej, który nie może przekroczyć 3 miesięcy. Pracodawca ma jednak pełną swobodę w ustalaniu krótszego okresu, jeśli uzna to za wystarczające do oceny kandydata. Decyzja o skróceniu okresu próbnego może wynikać z charakteru stanowiska, doświadczenia kandydata lub specyfiki branży.

Od 26 kwietnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące umów na okres próbny. Strony mogą uzgodnić wydłużenie okresu trwania umowy o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności. Dodatkowo wprowadzono obowiązek uzależnienia długości okresu próbnego od zamierzonego czasu trwania kolejnej umowy po jego upływie

Nowe regulacje wprowadzają precyzyjne zasady dotyczące długości okresu próbnego w zależności od planowanego rodzaju kolejnej umowy:

  1. 1 miesiąc - w przypadku zamiaru zawarcia umowy na czas określony krótszy niż 6 miesięcy
  2. 2 miesiące - w przypadku zamiaru zawarcia umowy na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy
  3. 3 miesiące - dla umów na czas nieokreślony lub umów na czas określony dłuższy niż 12 miesięcy

Pracodawca nie może zawrzeć umowy na okres próbny z pracownikiem, z którym wcześniej nawiązał stosunek pracy, chyba że dotyczy to zatrudnienia na innym stanowisku lub przy innych czynnościach. W takim przypadku stanowisko i związane z nim obowiązki muszą rzeczywiście różnić się od poprzednich.

Umowa na okres próbny musi być sporządzona w formie pisemnej i powinna zawierać wszystkie istotne elementy. Należy w niej określić strony umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz szczegółowe warunki pracy i wynagrodzenia. Szczególną uwagę należy zwrócić na właściwe określenie rodzaju umowy, ponieważ wpływa to na zasady jej wypowiedzenia

Ograniczenia w zawieraniu umów próbnych

Polskie prawo pracy przewiduje określone ograniczenia dotyczące możliwości zawierania umów na okres próbny. Te ograniczenia mają na celu ochronę szczególnych grup pracowników oraz zapewnienie stabilności zatrudnienia w określonych sytuacjach.

Umowy o pracę na okres próbny nie można zawrzeć z pracownikami młodocianymi w celu przygotowania zawodowego. To ograniczenie wynika z potrzeby zapewnienia stabilnych warunków nauki zawodu dla młodych osób rozpoczynających swoją karierę zawodową.

Kolejnym ograniczeniem jest niemożność nawiązania umowy próbnej w spółdzielczym stosunku pracy. Specyfika tego rodzaju zatrudnienia, oparta na zasadach członkostwa w spółdzielni, nie jest zgodna z charakterem okresowego sprawdzania przydatności pracownika.

  • Umowa próbna nie może być zawarta z pracownikami młodocianymi w celu przygotowania zawodowego
  • Nie stosuje się jej w spółdzielczym stosunku pracy
  • Nie można jej zawrzeć przed nawiązaniem stosunku pracy na podstawie powołania
  • Nie dotyczy zatrudnienia na podstawie mianowania lub wyboru
  • Pracodawca nie może zawrzeć takiej umowy z pracownikiem, z którym wcześniej nawiązał stosunek pracy, chyba że dotyczy innego stanowiska

Umowy na okres próbny nie nawiązuje się również przed nawiązaniem stosunku pracy na podstawie powołania, mianowania i wyboru. Te formy nawiązania stosunku pracy mają szczególny charakter i często dotyczą stanowisk o wysokim poziomie odpowiedzialności, gdzie okres próbny nie jest właściwym rozwiązaniem.

Wyjątek od zasady niemożności ponownego zawierania umowy próbnej z tym samym pracownikiem dotyczy sytuacji, gdy zatrudnienie następuje na innym stanowisku lub przy innych czynnościach. Kluczowe jest to, że stanowisko i obowiązki muszą się rzeczywiście różnić od poprzednich, nie może to być jedynie formalna zmiana nazwy stanowiska

Procedura wypowiedzenia umowy na okres próbny

Wypowiedzenie umowy na okres próbny podlega szczególnym zasadom, które różnią się od standardowych procedur wypowiedzenia innych rodzajów umów o pracę. Kluczowym czynnikiem determinującym okres wypowiedzenia jest długość umowy próbnej.

Okresy wypowiedzenia umowy na okres próbny są następujące:

  1. 3 dni robocze - jeśli umowa nie przekracza 2 tygodni
  2. 1 tydzień - jeśli umowa jest dłuższa niż 2 tygodnie, ale krótsza niż 3 miesiące
  3. 2 tygodnie - jeśli umowa wynosi pełne 3 miesiące

Prawo do wypowiedzenia umowy przysługuje zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Oznacza to, że każda ze stron może zakończyć stosunek pracy przed upływem okresu próbnego, pod warunkiem zachowania odpowiedniego okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy na okres próbny musi być złożone w formie pisemnej. Pracodawca składający wypowiedzenie ma obowiązek załączyć pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy. Pouczenie musi zawierać informację o terminie odwołania oraz adres właściwego sądu pracy
Długość umowyOkres wypowiedzeniaKto może wypowiedzieć
Do 2 tygodni3 dni roboczePracodawca i pracownik
Powyżej 2 tygodni1 tydzieńPracodawca i pracownik
3 miesiące2 tygodniePracodawca i pracownik

Wypowiedzenie składane przez pracodawcę musi spełniać określone wymogi formalne. Poza pouczeniem o prawie odwołania do sądu pracy, wypowiedzenie powinno zawierać informację o obowiązującym okresie wypowiedzenia oraz dokładną datę rozwiązania stosunku pracy.

Przykład: Pracodawca zatrudnił pracownika na umowę próbną na okres 3 miesięcy. Po 2 miesiącach stwierdził, że pracownik nie spełnia oczekiwań i zdecydował o wypowiedzeniu umowy. Wypowiedzenie musi być złożone na piśmie z 2-tygodniowym wypowiedzeniem i zawierać wszystkie wymagane elementy, w tym pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia wypowiedzenia.

Szczególna ochrona pracowników w umowach próbnych

Polskie prawo pracy przewiduje szczególną ochronę dla określonych grup pracowników, która ma zastosowanie również do umów zawieranych na okres próbny. Te przepisy mają na celu zapewnienie stabilności zatrudnienia w sytuacjach, gdy pracownik znajduje się w szczególnej sytuacji życiowej lub prawnej.

Najważniejszą formą ochrony jest ochrona pracownic w ciąży. Umowa o pracę na okres próbny zawarta na co najmniej 1 miesiąc, która miałaby się zakończyć po upływie 3 miesiąca ciąży, musi zostać przez pracodawcę przedłużona do dnia porodu. To rozwiązanie ma na celu zapewnienie ciągłości zatrudnienia i bezpieczeństwa finansowego w okresie ciąży.

Ochrona pracownic w ciąży obejmuje automatyczne przedłużenie umowy próbnej do dnia porodu, jeśli umowa była zawarta na co najmniej miesiąc. Pracodawca ma obowiązek przedłużenia umowy bez względu na pierwotną ocenę pracownicy w okresie próbnym. Ta ochrona ma charakter bezwzględny i nie może być uchylona przez strony umowy

Druga forma szczególnej ochrony dotyczy pracowników powołanych do czynnej służby wojskowej. Umowa o pracę nie może zostać wypowiedziana w czasie między dniem dostarczenia pracownikowi karty powołania do czynnej służby wojskowej a dniem jej odbycia.

Jeśli pracodawca doręczy wypowiedzenie po otrzymaniu przez pracownika karty powołania, takie wypowiedzenie staje się bezskuteczne. Dodatkowo, jeśli okres próbny upłynie po powołaniu pracownika do czynnej służby wojskowej, umowę o pracę uważa się za zawartą na czas nieokreślony.

Ochrona pracowników powołanych do służby wojskowej jest kompleksowa i obejmuje zarówno zakaz wypowiedzenia umowy, jak i automatyczne przekształcenie umowy próbnej w umowę na czas nieokreślony w przypadku upływu okresu próbnego podczas służby. Te regulacje mają na celu ochronę osób wypełniających obowiązek obronny

Praktyczne aspekty zarządzania umowami próbnymi

Skuteczne zarządzanie umowami na okres próbny wymaga od pracodawców systematycznego podejścia i właściwej organizacji procesów kadrowych. Kluczowe jest prowadzenie odpowiedniej dokumentacji oraz monitorowanie terminów związanych z umowami próbnymi.

Pracodawcy powinni prowadzić rejestr umów próbnych, który zawiera informacje o datach rozpoczęcia i zakończenia okresów próbnych, stanowiskach, na które pracownicy są zatrudniani, oraz planowanych rodzajach umów po zakończeniu okresu próbnego. Taki rejestr pomaga w przestrzeganiu nowych przepisów dotyczących uzależnienia długości okresu próbnego od planowanej kolejnej umowy.

Ważnym elementem jest również system oceny pracowników w okresie próbnym. Pracodawcy powinni opracować obiektywne kryteria oceny, które pozwolą na sprawiedliwą i uzasadnioną decyzję o dalszym zatrudnieniu lub rozwiązaniu umowy.

  • Prowadzenie rejestru umów próbnych z datami i rodzajami planowanych umów
  • Opracowanie obiektywnych kryteriów oceny pracowników w okresie próbnym
  • Regularne spotkania z pracownikami w celu omówienia postępów
  • Dokumentowanie uwag i ocen dotyczących pracy w okresie próbnym
  • Planowanie terminów podejmowania decyzji o dalszym zatrudnieniu
  • Przygotowanie procedur informowania pracowników o wynikach oceny

Współczesne systemy zarządzania kadrami oferują funkcjonalności wspierające proces zarządzania umowami próbnymi. Umożliwiają one łatwe generowanie odpowiednich dokumentów, monitorowanie terminów oraz prowadzenie kompleksowej dokumentacji związanej z okresem próbnym.

Nowoczesne rozwiązania informatyczne pozwalają na automatyzację wielu procesów związanych z umowami próbnymi. Systemy kadrowe mogą przypominać o zbliżających się terminach zakończenia okresów próbnych, generować odpowiednie formularze umów oraz prowadzić historię zatrudnienia pracowników. Wykorzystanie takich narzędzi zwiększa efektywność procesów HR i minimalizuje ryzyko błędów

Prawa i obowiązki stron w okresie próbnym

Okres próbny nie oznacza ograniczenia praw pracowniczych ani zwolnienia pracodawcy z obowiązków wynikających z Kodeksu pracy. Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają określone prawa i obowiązki, które muszą być respektowane przez cały czas trwania umowy próbnej.

Pracownik w okresie próbnym ma prawo do:

  • Otrzymywania wynagrodzenia zgodnie z umową, nie niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę
  • Korzystania z urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia
  • Ochrony zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy
  • Otrzymania świadectwa pracy po rozwiązaniu umowy
  • Odwołania się do sądu pracy w przypadku nieuzasadnionego wypowiedzenia

Pracodawca w okresie próbnym ma obowiązek:

  • Zapewnienia warunków pracy zgodnych z przepisami BHP
  • Terminowego wypłacania wynagrodzenia
  • Prowadzenia dokumentacji pracowniczej
  • Odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne
  • Przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy
Wszystkie standardowe prawa pracownicze obowiązują również w okresie próbnym. Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, zwolnień lekarskich, dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych oraz wszystkich innych świadczeń wynikających z przepisów prawa pracy. Okres próbny nie może być wykorzystywany do obchodzenia przepisów ochronnych

Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestię wynagrodzenia w okresie próbnym. Pracodawca nie może oferować wynagrodzenia niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę, a wysokość wynagrodzenia powinna być adekwatna do wykonywanych obowiązków i posiadanych kwalifikacji.

Przykład praktyczny: Firma zatrudnia programistę na umowę próbną na 3 miesiące przed planowaną umową na czas nieokreślony. Programista ma prawo do pełnego wynagrodzenia zgodnie z umową, urlopu proporcjonalnego do okresu zatrudnienia, a w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych - do odpowiednich dodatków. Pracodawca nie może traktować okresu próbnego jako okresu "niepełnowartościowego" zatrudnienia.

Dokumentacja i formalne wymagania

Właściwa dokumentacja umowy na okres próbny jest kluczowa dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy oraz ochrony interesów obu stron. Umowa musi spełniać określone wymagania formalne i zawierać wszystkie niezbędne elementy.

Umowa na okres próbny musi zawierać:

  1. Dane identyfikujące strony umowy (pracodawca i pracownik)
  2. Wyraźne określenie rodzaju umowy jako "umowa na okres próbny"
  3. Datę zawarcia umowy i okres jej obowiązywania
  4. Określenie stanowiska pracy i miejsca wykonywania pracy
  5. Rodzaj i zakres obowiązków pracownika
  6. Wysokość wynagrodzenia i składniki wynagrodzenia
  7. Wymiar czasu pracy
  8. Informację o rodzaju planowanej umowy po zakończeniu okresu próbnego
Forma pisemna umowy na okres próbny jest obowiązkowa. Umowa ustna lub nieudokumentowana może prowadzić do problemów prawnych i interpretacyjnych. Wszystkie istotne warunki zatrudnienia muszą być jasno określone w dokumencie umowy, aby uniknąć sporów w przyszłości

Pracodawca powinien również prowadzić dokumentację procesu rekrutacji i oceny kandydata, co może być przydatne w przypadku ewentualnych sporów dotyczących wypowiedzenia umowy w okresie próbnym. Dokumentacja powinna obejmować:

  • Ogłoszenie o rekrutacji i wymagania stanowiska
  • Dokumenty aplikacyjne kandydata (CV, list motywacyjny)
  • Notatki z rozmów kwalifikacyjnych
  • Wyniki testów lub zadań rekrutacyjnych
  • Oceny okresowe w trakcie okresu próbnego
  • Dokumentację szkoleń i wprowadzenia do pracy
Element dokumentacjiWymagalnośćCel
Umowa pisemnaObowiązkowaOkreślenie warunków zatrudnienia
Regulamin pracyObowiązkowyOkreślenie zasad funkcjonowania
Dokumentacja BHPObowiązkowaZapewnienie bezpieczeństwa
Oceny okresoweZalecanaObiektywizacja procesu oceny

Najczęstsze błędy w umowach próbnych

Praktyka zawierania umów na okres próbny pokazuje, że pracodawcy często popełniają błędy, które mogą prowadzić do problemów prawnych i finansowych. Znajomość najczęstszych błędów pozwala na ich uniknięcie i właściwe zarządzanie procesem zatrudnienia.

Najczęstsze błędy pracodawców:

  • Zawieranie umów próbnych z pracownikami, z którymi wcześniej nawiązano stosunek pracy na tym samym stanowisku
  • Nieprzestrzeganie nowych zasad dotyczących uzależnienia długości okresu próbnego od planowanej kolejnej umowy
  • Nieuwzględnianie w wypowiedzeniu wszystkich wymaganych elementów, szczególnie pouczenia o prawie odwołania
  • Próby obchodzenia przepisów o ochronie pracownic w ciąży
  • Oferowanie wynagrodzenia poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę
Błędy w zawieraniu i rozwiązywaniu umów próbnych mogą skutkować roszczeniami pracowników o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie. Szczególnie istotne jest przestrzeganie przepisów o szczególnej ochronie pracowników oraz właściwe dokumentowanie procesu oceny w okresie próbnym

Najczęstsze błędy pracowników:

  • Nieprzeczytanie umowy przed podpisaniem i nieznajomość swoich praw
  • Niezgłaszanie problemów lub wątpliwości w trakcie okresu próbnego
  • Nieprzestrzeganie terminów wypowiedzenia przy rezygnacji z pracy
  • Niezachowywanie kopii dokumentów związanych z zatrudnieniem
  • Nieznajomość przepisów dotyczących szczególnej ochrony

Aby uniknąć problemów, obie strony powinny dokładnie zapoznać się z treścią umowy i obowiązującymi przepisami. Pracodawcy powinni regularnie aktualizować swoje procedury zgodnie ze zmianami w prawie pracy, a pracownicy powinni znać swoje prawa i obowiązki.

Przykład błędu: Pracodawca zatrudnił pracownika na umowę próbną na 3 miesiące, planując następnie zawarcie umowy na czas określony na 4 miesiące. Zgodnie z nowymi przepisami, przy planowanej umowie na czas określony krótszy niż 6 miesięcy, okres próbny może wynosić maksymalnie 1 miesiąc. Umowa na 3 miesiące była zatem zawarta niezgodnie z prawem.

Najczęstsze pytania

Na jaki maksymalny okres można zawrzeć umowę na okres próbny?

Umowa na okres próbny może być zawarta maksymalnie na okres 3 miesięcy. Pracodawca ma możliwość ustalenia krótszego okresu próbnego, jeśli uzna to za wystarczające do oceny kandydata. Od 2023 roku długość okresu próbnego musi być uzależniona od planowanej kolejnej umowy.

Czy umowa na okres próbny jest obowiązkowa przed zawarciem umowy na czas nieokreślony?

Nie, umowa na okres próbny nie jest obowiązkowa. Pracodawca może bezpośrednio zawrzeć umowę na czas nieokreślony, określony lub inny rodzaj umowy o pracę. Okres próbny to opcjonalne rozwiązanie służące obustronnej weryfikacji oczekiwań.

Czy można zawrzeć ponownie umowę próbną z tym samym pracownikiem?

Zasadniczo nie można zawrzeć ponownie umowy próbnej z pracownikiem, z którym wcześniej nawiązano stosunek pracy. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy zatrudnienie dotyczy innego stanowiska lub innych czynności, które rzeczywiście różnią się od poprzednich i wymagają oceny nowych kwalifikacji.

Jakie są okresy wypowiedzenia umowy na okres próbny?

Okres wypowiedzenia zależy od długości umowy próbnej: 3 dni robocze dla umów nie przekraczających 2 tygodni, 1 tydzień dla umów dłuższych niż 2 tygodnie ale krótszych niż 3 miesiące, oraz 2 tygodnie dla umów trwających pełne 3 miesiące. Wypowiedzenie może złożyć zarówno pracodawca, jak i pracownik.

Czy pracownica w ciąży może zostać zwolniona w okresie próbnym?

Pracownica w ciąży korzysta ze szczególnej ochrony. Jeśli umowa próbna była zawarta na co najmniej 1 miesiąc i miałaby się zakończyć po upływie 3 miesiąca ciąży, pracodawca ma obowiązek przedłużyć ją do dnia porodu. Wypowiedzenie umowy w tym okresie jest niedopuszczalne.

Czy w okresie próbnym przysługuje urlop wypoczynkowy?

Tak, pracownik w okresie próbnym ma prawo do urlopu wypoczynkowego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Wszystkie standardowe prawa pracownicze obowiązują również w okresie próbnym, w tym prawo do urlopu, zwolnień lekarskich i dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jakie dokumenty musi zawierać wypowiedzenie umowy próbnej składane przez pracodawcę?

Wypowiedzenie składane przez pracodawcę musi być w formie pisemnej i zawierać pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy, termin takiego odwołania, adres właściwego sądu, informację o okresie wypowiedzenia oraz datę rozwiązania stosunku pracy.

ZBA

Zespół Biznes Analiza

Redakcja Biznesowa

Biznes Analiza

Zespół doświadczonych ekspertów biznesowych z wieloletnim doświadczeniem w różnych branżach - od startupów po korporacje.

Eksperci biznesowiPraktycy rynkowi