Świadczenie usług przez członka zarządu spółki z o.o.

Członkowie zarządu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością często prowadzą równolegle własną działalność gospodarczą. W praktyce biznesowej powstaje zatem pytanie, czy mogą oni świadczyć usługi na rzecz spółki, w której pełnią funkcje zarządcze. Odpowiedź brzmi twierdząco, jednak wymaga to precyzyjnego rozdzielenia obowiązków wynikających z powołania od zadań wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Kwestia ta nabiera szczególnego znaczenia w kontekście optymalizacji podatkowej oraz organizacji pracy w spółkach, gdzie członkowie zarządu posiadają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie. Właściwe uregulowanie tej współpracy pozwala na legalne wykorzystanie kompetencji członków zarządu przy jednoczesnym zachowaniu przejrzystości prawnej i podatkowej.

Prawne podstawy funkcjonowania członka zarządu w spółce z o.o.

Funkcjonowanie członka zarządu reguluje rozdział 3 Ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych. Prawodawca precyzyjnie określił charakter i zadania towarzyszące osobie pełniącej tę funkcję w strukturze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Członek zarządu to osoba powołana przez wspólników na drodze uchwały wspólników do jednego z organów spółki, zwanego zarządem spółki. Zarząd spółki prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, składając się z jednego albo większej liczby członków. Do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona.

Uchwała wspólników lub umowa spółki mogą określać wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu. Istotne ograniczenia dotyczą zakazu zajmowania się interesami konkurencyjnymi oraz uczestnictwa w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej.

Członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników, co nie pozbawia go roszczeń ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku rezygnacji ostatniego członka zarządu, składa on rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników.

Formy współpracy członka zarządu ze spółką z o.o.

Członek zarządu może wykonywać swoją pracę w oparciu o kilka możliwych form prawnych. Każda z nich charakteryzuje się odmiennymi cechami i konsekwencjami prawnymi oraz podatkowymi.

Podstawową formą wykonywania obowiązków wobec spółki jest uchwała powołania. Członek zarzdu zostaje powołany do pełnienia swojej funkcji w zarządzie spółki na podstawie decyzji wspólników wyrażonej w formie uchwały.

Umowa o pracę z członkiem zarządu

Inną formą współpracy pomiędzy spółką a członkiem zarządu jest jego zatrudnienie na umowę o pracę. Podlega on wówczas nie tylko ustawie o kodeksie spółek handlowych, ale także Kodeksowi pracy. Niezwykle ważną kwestią w tym wypadku jest to, że zakres czynności wchodzących w skład stosunku pracy musi różnić się od zakresu obowiązków przynależnych do charakteru stanowiska jako członka zarządu.

Kodeks pracy wyróżnia członków zarządu pod względem poziomu uprawnień, do których nie będą mieli dostępu tak jak tradycyjni pracownicy. Członkowie zarządu nie mają prawa do nieprzerwanych 11 godzin odpoczynku w ciągu jednej doby, ograniczenia tygodniowego czasu pracy czy wynagrodzenia za nadgodziny.

Umowa zlecenie z członkiem zarządu

Członek zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może świadczyć usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, jaką jest umowa zlecenie. Przez umowę zlecenie przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.

Przyjmujący zlecenie może bez uprzedniej zgody dającego zlecenie odstąpić od wskazanego przez niego sposobu wykonania zlecenia, jeżeli nie ma możności uzyskania jego zgody, a zachodzi uzasadniony powód do przypuszczenia, że dający zlecenie zgodziłby się na zmianę, gdyby wiedział o istniejącym stanie rzeczy.

Umowa zlecenie z członkiem zarządu umożliwia swobodniejsze podejście do relacji zawodowych zleceniodawca-zleceniobiorca aniżeli pracodawca-pracownik przy umowie o pracę w związku z wykonywanymi obowiązkami. Czas wykonywania zlecenia nie jest reglamentowany, a wynagrodzenie może być ustalone w dowolnej rynkowej wysokości.

Kontrakt menedżerski

Jeszcze inną formą współpracy pomiędzy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem zarządu jest kontrakt menedżerski. Charakteryzuje go to, że wykonuje go członek zarządu posiadający kwalifikacje do zarządzania spółką. Odmiennie do umowy o pracę nie podlega on w sferze zawodowej kierownictwu spółki.

Swoboda zawierania tego typu umów pozwala dokładnie skonkretyzować zadania do wykonania, warunki zatrudnienia, stopień odpowiedzialności i wiele innych elementów współpracy. Kontrakt menedżerski daje większą elastyczność w kształtowaniu warunków współpracy niż standardowe formy zatrudnienia.

Świadczenie usług przez działalność gospodarczą - aspekty prawne

Zupełnie inną możliwością współpracy pomiędzy członkiem zarządu a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością jest świadczenie usługi przez firmę należącą do członka zarządu na rzecz spółki. Krótko mówiąc, członek zarządu wykonuje usługę dla spółki, prowadząc swoją działalność gospodarczą.

W tym miejscu ponownie należy przypomnieć aspekt wykonywanych zadań. Członek zarządu nie może bowiem świadczyć usług w ramach prowadzonej działalności, które zawierają zadania pokrywające się z zadaniami wykonywanymi na rzecz spółki w ramach powołania.

Dlatego w nawiązanej umowie współpracy trzeba precyzyjnie dookreślić zadania, jakie wykonuje członek zarządu poprzez swoją firmę na rzecz spółki. Brak takiego rozdzielenia może prowadzić do problemów prawnych i podatkowych, które mogą negatywnie wpłynąć na obie strony umowy.

Organy podatkowe szczegółowo analizują tego typu umowy, weryfikując czy rzeczywiście mamy do czynienia z odrębnymi usługami świadczonymi w ramach działalności gospodarczej, czy też z próbą obejścia przepisów dotyczących wynagrodzeń członków zarządu.

Praktyczne przykłady świadczenia usług doradczych

Świadczenie usług na rzecz spółki przez członka zarządu w ramach jego działalności gospodarczej jest nierzadkim zjawiskiem w praktyce biznesowej. Jeden z takich przypadków był przedmiotem interpretacji indywidualnej wydanej przez KIS 1 czerwca 2020 roku o sygn. 0112-KDWL.4011.5.2020.1.DK.

W analizowanym przypadku członek zarządu wykonywał na mocy uchwały powołania następujące zadania:

1. Reprezentowanie spółki zgodnie z zasadami zawartymi w Kodeksie spółek handlowych oraz uczestnictwo w posiedzeniach zarządu
2. Kształtowanie strategii spółki i podejmowanie decyzji odnośnie jej realizacji, a także współudział w opracowywaniu długoterminowych planów działalności
3. Identyfikacja, usuwanie zauważonych usterek i wadliwości w procesie organizacji działalności spółki
4. Zawieranie umów w imieniu spółki z kontrahentami, pracownikami i innymi osobami trzecimi, prowadzenie rozmów i wsparcie w negocjacjach z dostawcami spółek

Równolegle członek zarządu zawiązał umowę współpracy i świadczył usługi doradcze na rzecz spółki za pomocą swojej działalności w zakresie profesjonalnych usługi doradczych na płaszczyźnie sprzedaży, działalności marketingowej i promocyjno-reklamowej.

Szczegółowy zakres usług doradczych obejmował między innymi:

• Optymalizację struktury organizacyjnej Pionu Sprzedaży i Marketingu w zależności od zmieniającej się sytuacji rynkowej
• Badanie aktywności i efektywności sprzedawców, przygotowywanie celów jakościowych i ilościowych dla poszczególnych członków Pionu Sprzedaży, weryfikację wykonania celów
• Tworzenie planów marketingowych, promocji, reklamy oraz ekspozycji produktów spółki
• Przygotowywanie analiz rynku dla celów marketingu i sprzedaży, w tym badanie rynku na zapotrzebowanie na dotychczasowe i potencjalne produkty spółki
• Konsultacje w zakresie tworzenia materiałów reklamowych i marketingowych spółki

Członek zarządu w spółce produkcyjnej świadczył usługi doradcze w zakresie optymalizacji Pionu Sprzedaży i Marketingu. Jego zadania obejmowały analizę efektywności sprzedawców, tworzenie planów marketingowych oraz badanie trendów rynkowych. Wszystkie te działania były wyraźnie oddzielone od standardowych obowiązków zarządczych, takich jak reprezentowanie spółki czy podejmowanie decyzji strategicznych.

Dyrektor KIS uznał, że konstrukcja zadań w powyższym kształcie powoduje, że przychód członka zarządu z umowy o współpracę ze świadczonych usług na rzecz spółki powinien być zaklasyfikowany jako przychód z działalności gospodarczej.

Świadczenie usług marketingowych i informatycznych

Świadczenie usług marketingowych na rzecz spółki przez członka zarządu w ramach jego działalności gospodarczej było przedmiotem interpretacji indywidualnej wydanej przez KIS 23 września 2021 roku o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.620.2021.1.ID.

W tym przypadku trzech członków zarządu realizowało różne obowiązki wynikające z powołania. Pierwszy członek zarządu jako prezes zarządu ustalał kierunki działania i rozwoju spółki, reprezentował spółkę na spotkaniach oraz w organizacjach branżowych. Drugi członek zarządu odpowiadał za rozwój i stabilizację procesów spółki oraz zarządzanie zmianą. Trzeci członek zarządu zajmował się przygotowaniem budżetów, nadzorem nad kontaktami z biurem rachunkowym oraz podejmowaniem decyzji inwestycyjnych.

Pierwszy członek zarządu wykonywał w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługi pośrednictwa w zakresie sprzedaży, obsługę narzędzi sprzedażowych i marketingowych, przygotowanie artykułów i treści na strony internetowe oraz tworzenie programów komputerowych.

Drugi członek zarządu świadczył usługi obejmujące przeprowadzanie szkoleń technicznych i personalnych, badania i analizy rynku, przygotowanie treści marketingowych, obsługę portali społecznościowych oraz tworzenie oprogramowania.

Trzeci członek zarządu oferował nadzór nad infrastrukturą techniczną spółki, nadzór nad usługami w chmurach, przeprowadzanie szkoleń technicznych, prowadzenie strony internetowej oraz tworzenie programów komputerowych.

Kluczowe elementy tej współpracy obejmowały:

• Kontakt z potencjalnymi klientami spółki i obsługę narzędzi sprzedażowych
• Przygotowanie artykułów i treści na strony internetowe i portale społecznościowe
• Tworzenie, rozwijanie, ulepszanie i testowanie programów komputerowych
• Przeprowadzanie szkoleń technicznych dla pracowników i współpracowników
• Nadzór nad infrastrukturą techniczną i usługami w chmurach

Dyrektor KIS stwierdził, że świadczenie usług na rzecz spółki przez członków zarządu tej spółki kwalifikuje się jako działalność gospodarcza, a więc będą one zaliczane do źródła przychodów z działalności gospodarczej. Usługi te nie będą zaliczać się do otrzymywanego wynagrodzenia z tytułu powołania ani do wynagrodzenia w ramach umów o zarządzanie przedsiębiorstwem.

Wymagania formalne i dokumentacyjne

Świadczenie usług przez członka zarządu na rzecz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga spełnienia określonych wymagań formalnych i dokumentacyjnych. Kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie zakresu świadczonych usług oraz ich oddzielenie od obowiązków wynikających z pełnionej funkcji.

Umowa o świadczenie usług powinna zawierać szczegółowy opis zadań, które będą wykonywane w ramach działalności gospodarczej. Opis ten musi być na tyle precyzyjny, aby nie pozostawiać wątpliwości co do charakteru świadczonych usług i ich odrębności od funkcji zarządczych.

Istotne jest również określenie sposobu rozliczania świadczonych usług, w tym częstotliwości wystawiania faktur, terminów płatności oraz ewentualnych kar umownych za nieterminową realizację zadań. Umowa powinna również regulować kwestię odpowiedzialności za jakość świadczonych usług.

Zaleca się prowadzenie szczegółowej dokumentacji wykonywanych prac, która może obejmować:

• Raporty z wykonanych analiz i badań rynkowych
• Dokumentację przygotowanych materiałów marketingowych
• Zestawienia przeprowadzonych szkoleń i ich uczestników
• Raporty z optymalizacji procesów organizacyjnych
• Dokumentacj techniczną utworzonych systemów informatycznych

Aspekty podatkowe świadczenia usług

Świadczenie usług przez członka zarządu na rzecz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością generuje określone konsekwencje podatkowe zarówno po stronie świadczącego usługi, jak i spółki korzystającej z usług.

Po stronie członka zarządu przychody z tytułu świadczonych usług stanowią przychód z działalności gospodarczej, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Członek zarządu może skorzystać z różnych form opodatkowania działalności gospodarczej, w zależności od spełnionych warunków.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zaliczyć koszty usług świadczonych przez członka zarządu do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że usługi te są rzeczywiście świadczone i mają uzasadnienie biznesowe. Koszty te podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT zgodnie z obowiązującymi stawkami.

Szczególnej uwagi wymaga kwestia cen transferowych, jeśli członek zarządu jest jednoczenie wspólnikiem spółki. W takim przypadku ceny za świadczone usługi powinny odpowiadać cenom rynkowym stosowanym między niezależnymi podmiotami.

Ważne aspekty podatkowe obejmują również:

• Właściwe dokumentowanie transakcji dla celów podatku VAT
• Zachowanie terminów wystawienia faktur i ich zapłaty
• Prawidłowe klasyfikowanie kosztów w księgach rachunkowych
• Przestrzeganie przepisów o cenach transferowych
• Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji biznesowej

Ograniczenia i zakazy w działalności członka zarządu

Członek zarządu świadczący usługi na rzecz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi przestrzegać określonych ograniczeń wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych. Najważniejszym z nich jest zakaz konkurencji, który ma fundamentalne znaczenie dla legalności świadczonych usług.

Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki.

Świadczenie usług przez członka zarządu musi być zgodne z interesem spółki i nie może prowadzi do konfliktu interesów. Oznacza to, że usługi powinny przyczyniać się do rozwoju spółki i realizacji jej celów biznesowych, a nie służyć interesom konkurencyjnym.

Ważne ograniczenia dotyczą również zakresu świadczonych usług. Członek zarządu nie może wykonywać w ramach działalności gospodarczej zadań, które są tożsame z obowiązkami wynikającymi z pełnionej funkcji. Takie działanie mogłoby zostać uznane za obejście przepisów dotyczących wynagrodzeń członków zarządu.

Dodatkowe ograniczenia mogą wynikać z:

• Postanowień umowy spółki lub statutu
• Uchwał wspólników dotyczących działalności członków zarządu
• Regulaminów wewnętrznych spółki
• Kodeksów etycznych obowiązujących w spółce
• Przepisów branżowych dotyczących konkretnego sektora działalności

Najczęstsze pytania

Tak, członek zarządu może świadczyć usługi dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez własną działalność gospodarczą. Kluczowe jest jednak precyzyjne oddzielenie zakresu usług świadczonych komercyjnie od obowiązków wynikających z pełnionej funkcji zarządczej. Zadania nie mogą się pokrywać ani dublować.

Umowa musi zawierać szczegółowy opis świadczonych usług, który jednoznacznie odróżnia je od obowiązków zarządczych. Powinna określać zakres zadań, sposób rozliczania, terminy płatności oraz odpowiedzialność za jakość usług. Ważne jest również udokumentowanie komercyjnego charakteru współpracy i stosowania cen rynkowych.

Członek zarządu nie może bez zgody spółki świadczyć usług dla podmiotów konkurencyjnych. Zakaz konkurencji wynika z przepisów Kodeksu spółek handlowych i ma na celu ochronę interesów spółki. Świadczenie usług dla konkurencji wymaga uzyskania wyraźnej zgody spółki wyrażonej w odpowiedniej formie.

Przychody z usług świadczonych przez członka zarządu stanowią przychód z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Spółka może zaliczyć koszty tych usług do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem wykazania ich rzeczywistego świadczenia i uzasadnienia biznesowego. Transakcje podlegają również opodatkowaniu podatkiem VAT.

Tak, organy podatkowe szczegółowo weryfikują umowy między członkami zarządu a spółkami, sprawdzając czy rzeczywiście mamy do czynienia z odrębnymi usługami komercyjnymi. Kontrole obejmują analizę zakresu zadań, dokumentacji wykonanych prac, stosowanych cen oraz zgodności z przepisami o cenach transferowych w przypadku powiązań kapitałowych.