Przejście z księgi podatkowej na pełną księgowość 2024

Spis treści

Prowadzenie uproszczonej księgowości w Polsce ma swoje ograniczenia wynikające z obowiązujących przepisów podatkowych. Po przekroczeniu określonego limitu przychodów w danym roku podatkowym, przedsiębiorcy zobligowani są do zmiany formy prowadzenia księgowości na pełną księgowość już od początku kolejnego roku obrotowego. Ta zmiana wiąże się z nowymi obowiązkami, procedurami oraz znacznie bardziej skomplikowanym systemem ewidencji operacji gospodarczych.

Przejście z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania oraz znajomości procedur prawnych. Podatnicy muszą nie tylko właściwie ustalić limit przychodów obligujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale także wykonać szereg czynności technicznych i organizacyjnych związanych z otwarciem nowego systemu ewidencji.

Kiedy obowiązkowe jest przejście na pełną księgowość

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich wynika z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obowiązek ten powstaje gdy przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości w art. 2 ust. 1 pkt 2 określa próg przychodów na poziomie 2 000 000 euro za poprzedni rok obrotowy. Przepis ten stosuje się do podmiotów mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przeliczenia na walutę polską dokonuje się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy

Mechanizm ustalania limitu opiera się na przychodach netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy. Oznacza to, że podatnicy muszą sumować wszystkie przychody osiągnięte w danym roku podatkowym, aby sprawdzić, czy nie przekroczyli progu obligującego do prowadzenia pełnej księgowości.

Kluczowe znaczenie ma moment przekroczenia limitu oraz konsekwencje tego faktu. Jeśli podatnik przekroczy określony próg przychodów w danym roku, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych powstaje automatycznie od początku kolejnego roku obrotowego. Nie ma możliwości kontynuowania prowadzenia uproszczonej księgowości, nawet jeśli przychody w kolejnym roku będą znacznie niższe.

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych po przekroczeniu limitu przychodów wynoszącego równowartość 2 000 000 euro. Obowiązek ten powstaje od początku roku następującego po roku, w którym nastąpiło przekroczenie limitu. Przepisy nie przewidują możliwości powrotu do uproszczonej księgowości w kolejnych latach

Ustalenie limitu przychodów na 2024 rok

Dla roku 2024 limit przychodów obligujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych został ustalony na podstawie kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października 2023 roku. Zgodnie z Tabelą kursów średnich NBP nr 190/A/NBP/2023 z dnia 2 października 2023 roku, kurs euro wynosił 4,6091 złotych.

Oznacza to, że do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2024 roku zobowiązane są podmioty, których przychody za 2023 rok wyniosły co najmniej 9 218 200 złotych. Kwota ta wynika z przeliczenia 2 000 000 euro według kursu 4,6091 złotych za euro.

Sprawdź przychody osiągnięte za rok 2023
Porównaj je z kwotą graniczną 9 218 200 złotych
W przypadku przekroczenia limitu przygotuj się do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2024
Zamknij i rozlicz księgę podatkową za rok 2023
Sporządź wykaz składników aktywów i pasywów na dzień 1 stycznia 2024

Procedura ustalania limitu jest stosunkowo prosta, ale wymaga dokładnego przeanalizowania wszystkich źródeł przychodów. Podatnicy muszą uwzględnić nie tylko przychody ze sprzedaży towarów i usług, ale także inne kategorie przychodów określone w przepisach podatkowych.

Przeliczenia limitu przychodów na walutę polską dokonuje się zawsze po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Kurs ten obowiązuje niezależnie od wahań kursu euro w ciągu roku. Podatnicy nie mog stosować innych kursów walutowych do ustalenia limitu przychodów

Jakie przychody uwzględniać przy ustalaniu limitu

Ustalając kwotę przychodów w celu weryfikacji przekroczenia limitu, należy oprzeć się na definicji przychodów zawartej w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem, za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek VAT. Ta zasada ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego ustalenia limitu przychodów.

Rodzaj przychodu	Czy uwzględniać	Podstawa prawna
Przychody ze sprzedaży	Tak, pomniejszone o VAT	Art. 14 ust. 1 ustawy o PIT
Dotacje i subwencje	Tak, z wyjątkami	Interpretacja KIS
Przychody zwolnione	Tak	Interpretacja KIS
Środki trwałe - dotacje	Nie	Art. 22a-22o ustawy o PIT

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 28 kwietnia 2022 roku wyjaśnił, że zakres normy określonej w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jedynie definiuje przychód z tytułu działalności gospodarczej. W ustawie nie zawarto rozróżnienia dla celów poziomu przychodu powodującego obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych na przychody podlegające opodatkowaniu oraz na przychody zwolnione od opodatkowania.

Do limitu przychodów obligujących do prowadzenia ksiąg rachunkowych należy zaliczyć również dotacje i subwencje otrzymane w ramach działalności gospodarczej. Wyjątek stanowią dotacje przeznaczone na zakup albo wytworzenie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22a-22o ustawy o PIT. Wszystkie pozostałe dotacje i subwencje zwiększają bazę przychodów dla celów ustalenia obowiązku prowadzenia pełnej księgowości

Ustalając poziom przychodów powodujący obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, do limitu należy zaliczyć:

Przychody ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów za cały poprzedni rok
Wartości z kolumny 7 "Wartość sprzedanych towarów i usług"
Wartości z kolumny 8 "Pozostałe przychody"
Sumy zsumowane w kolumnie 9 "Razem przychód"
Przychody podatkowe zwolnione z opodatkowania
Otrzymane dotacje nieamortyzowane
Wartość nieodpłatnych świadczeń
Przychody podatkowe, od których zaniechano poboru podatku

Przedsiębiorca prowadzący działalność edukacyjną realizuje szkolenia komercyjne oraz projekty unijne finansowane ze środków publicznych. W ramach projektów otrzymuje dotacje na koszty bezpośrednie, które nie są ewidencjonowane w PKPiR, ponieważ stanowią pokrycie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, otrzymane dotacje stanowią przychód z działalności gospodarczej, który należy uwzględnić przy ustalaniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Dobrowolne przejście na pełną księgowość

Przepisy przewidują również możliwość dobrowolnego przejścia z księgi podatkowej na pełną księgowość. Podatnicy, których przychody za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły limitu stanowiącego równowartość 2 000 000 euro w walucie polskiej, mogą od nowego roku podatkowego dobrowolnie rozpocząć prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Taka możliwość została przewidziana w art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Decyzja o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych może wynikać z różnych przyczyn biznesowych, takich jak planowane zwiększenie skali działalności, potrzeba uzyskania kredytu bankowego, wymogi inwestorów czy chęć lepszego kontrolowania sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Podatnicy decydujący się na dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych od nowego roku podatkowego informują o tym zamiarze dopiero w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym prowadzili dobrowolnie księgi rachunkowe. Nie ma obowiązku wcześniejszego zgłaszania tej decyzji do organów podatkowych. Wystarczy rozpoczęcie prowadzenia ksiąg rachunkowych i odpowiednie oznaczenie w zeznaniu podatkowym

Dobrowolne przejście na księgi rachunkowe wiąże się z takimi samymi obowiązkami jak przejście obowiązkowe. Podatnik musi wykonać wszystkie procedury związane z otwarciem ksiąg, sporządzić politykę rachunkowości oraz prowadzić pełną dokumentację księgową zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości.

Warto zauważyć, że decyzja o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych ma charakter długoterminowy. Po przejściu na pełną księgowość powrót do uproszczonej księgowości może być problematyczny, szczególnie jeśli przedsiębiorstwo systematycznie zwiększa skalę swojej działalności.

Procedura przejścia na księgi rachunkowe

Niezależnie od tego, czy przejście na księgi rachunkowe następuje dobrowolnie, czy obowiązkowo po przekroczeniu określonego limitu przychodów, podatnik powinien wykonać szereg czynności organizacyjnych i prawnych. Pierwszym krokiem jest zamknięcie i rozliczenie księgi podatkowej za rok poprzedni, ustalając roczny dochód na podstawie art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przechodząc z księgi podatkowej na pełną księgowość, obligatoryjne jest sporządzenie wykazu składników aktywów i pasywów, potwierdzonego ich inwentaryzacją. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wykaz składników aktywów i pasywów sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą.

Zamknij księgę podatkową za rok poprzedni
Ustal roczny dochód zgodnie z przepisami
Sporządź wykaz składników aktywów i pasywów na dzień 1 stycznia
Przeprowadź inwentaryzację majątku
Opracuj zasady polityki rachunkowości
Otwórz księgi rachunkowe w terminie 15 dni od początku roku
Rozpocznij ewidencję operacji gospodarczych w nowym systemie

Przechodząc na pełną księgowość, podatnik otwiera księgi rachunkowe na początek danego roku obrotowego, czyli na 1 stycznia tego roku, w terminie do 15 dni od początku roku obrotowego. Przed rozpoczęciem prowadzenia ksiąg rachunkowych konieczne jest sporządzenie zasad polityki rachunkowości. Te zasady określają szczegółowe metody wyceny, amortyzacji oraz inne procedury księgowe stosowane w przedsiębiorstwie

Księgi rachunkowe zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

Dziennik ewidencji operacji gospodarczych
Księgę główną z kontami syntetycznymi
Księgi pomocnicze z kontami analitycznymi
Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej
Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
Wykaz składników aktywów i pasywów

Trzeba mieć na uwadze, że prowadzenie ksiąg handlowych wiąże się z nowymi obowiązkami i jest znacznie bardziej skomplikowane niż prowadzenie uproszczonej księgowości na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wymaga to często zatrudnienia wykwalifikowanego księgowego lub skorzystania z usług biura rachunkowego.

Praktyczne aspekty prowadzenia pełnej księgowości

Przejście na pełną księgowość oznacza konieczność stosowania zasad rachunkowości określonych w ustawie o rachunkowości. Podatnik musi prowadzić ewidencję wszystkich operacji gospodarczych w sposób chronologiczny i systematyczny, zapewniając pełną dokumentację księgową.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga zastosowania planu kont dostosowanego do specyfiki działalności. Plan kont musi być zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości oraz uwzględniać wszystkie kategorie operacji gospodarczych występujących w przedsiębiorstwie.

Pełna księgowość wymaga sporządzania okresowych sprawozdań finansowych, w tym bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Te dokumenty muszą być sporządzane zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz przedstawiać rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa. Sprawozdania finansowe podlegają również obowizkowi składania do Krajowego Rejestru Sądowego

Jedną z najważniejszych różnic między uproszczoną księgowością a pełną księgowością jest sposób ujmowania operacji gospodarczych. W pełnej księgowości obowiązuje zasada memoriałowa, co oznacza, że przychody i koszty ujmuje się w momencie ich powstania, niezależnie od momentu wpływu lub wypływu środków pieniężnych.

Przedsiębiorca prowadzący dotychczas PKPiR sprzedał towary w grudniu za 50 000 złotych, ale płatność otrzyma w styczniu następnego roku. W uproszczonej księgowości przychód zostanie ujęty w styczniu w momencie wpływu środków. W pełnej księgowości przychód musi być ujęty już w grudniu, w momencie sprzedaży, niezależnie od terminu płatności.

Pełna księgowość wymaga również prowadzenia szczegółowej ewidencji środków trwałych, w tym naliczania amortyzacji według metod przewidzianych w ustawie o rachunkowości. Podatnik musi prowadzić karty środków trwałych, ewidencjonować wszystkie zmiany w stanie majątku oraz regularnie przeprowadzać inwentaryzacje.

Najczęstsze pytania

Czy można wrócić do uproszczonej księgowości po przejściu na pełną księgowość?

Powrót do uproszczonej księgowości jest możliwy, ale tylko w określonych przypadkach. Jeśli podatnik przeszedł na pełną księgowość obowiązkowo z powodu przekroczenia limitu przychodów, może wrócić do PKPiR dopiero gdy jego przychody spadną poniżej progu i utrzymają się na niskim poziomie przez cały rok obrotowy. Powrót wymaga spełnienia warunków określonych w przepisach.

Jakie koszty wiążą się z prowadzeniem pełnej księgowości?

Koszty prowadzenia pełnej księgowości są znacznie wyższe niż uproszczonej księgowości. Obejmują wynagrodzenie księgowego lub koszty usług biura rachunkowego, zakup oprogramowania księgowego, koszty sporządzania sprawozdań finansowych oraz ewentualne koszty badania sprawozdań przez biegłego rewidenta w przypadku większych podmiotów.

Czy można prowadzić pełną księgowość samodzielnie?

Teoretycznie można prowadzić pełną księgowość samodzielnie, ale wymaga to gruntownej znajomości przepisów ustawy o rachunkowości oraz umiejętności obsługi oprogramowania księgowego. Ze względu na złożoność przepisów i ryzyko popełnienia błędów, większość przedsiębiorców korzysta z usług wykwalifikowanych księgowych.

Kiedy dokładnie należy otworzyć księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe należy otworzyć na dzień 1 stycznia roku, w którym powstał obowiązek ich prowadzenia. Czynność ta musi być wykonana w terminie 15 dni od początku roku obrotowego, czyli do 15 stycznia. Opóźnienie w otwarciu ksiąg może skutkować nałożeniem kar przez organy kontrolne.

Jakie dokumenty trzeba przygotować przed otwarciem ksiąg rachunkowych?

Przed otwarciem ksiąg rachunkowych należy przygotować wykaz składników aktywów i pasywów potwierdzony inwentaryzacją, opracować zasady polityki rachunkowości dostosowane do specyfiki działalności, przygotować plan kont oraz zakupić odpowiednie oprogramowanie księgowe lub zawrzeć umowę z biurem rachunkowym.