KSeF - Krajowy System e-Faktur od 2026 roku dla firm

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucyjne rozwiązanie wprowadzone przez Ministerstwo Finansów, które zmieni sposób wystawiania i obsługi faktur w Polsce. Ten ogólnokrajowy program informatyczny umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie. System został zaprojektowany z myślą o centralizacji procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, co ma przynieść znaczące korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji skarbowej.

Choć początkowo planowano wcześniejsze wdrożenie, KSeF stanie się obowiązkowy w 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów przygotowało szereg zachęt podatkowych dla tych, którzy zdecydują się na dobrowolne korzystanie z systemu już teraz. Warto poznać szczegóły tego rozwiązania, aby odpowiednio przygotować się do nadchodzących zmian i wykorzystać dostępne korzyści.

Czym jest Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur stanowi zaawansowany system komputerowy, który rewolucjonizuje sposób generowania i udostępniania strukturalnych faktur elektronicznych. Głównym założeniem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie wszystkich dokumentów do jednego centralnego miejsca. Takie rozwiązanie umożliwia połączenie systemów fakturowania i księgowości z KSeF, co znacznie usprawnia przesyłanie faktur sprzedaży.

System oferuje również możliwość odbierania faktur przez systemy księgowe, które już przeszły przez proces weryfikacji w KSeF. Dodatkowo, platforma posiada zaawansowaną funkcję zarządzania uprawnieniami, która zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych i gwarantuje bezpieczeństwo informacji biznesowych.

Platforma została zaprojektowana jako następca obecnie działającej platformy elektronicznego fakturowania (PEF), która służy wymianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie z instytucjami budżetowymi. Należy jednak podkreślić, że KSeF i PEF to dwa różne systemy, które działają równolegle, każdy służąc innemu celowi w ekosystemie elektronicznego fakturowania.

System oferuje również funkcje analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz automatyczne wysyłanie komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia lub braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Te zaawansowane funkcjonalności sprawiają, że KSeF staje się kompleksowym narzędziem do zarządzania obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie.

Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF

Ministerstwo Finansów ustaliło precyzyjne terminy wprowadzenia obowiązkowego fakturowania w KSeF, uwzględniając różne kategorie przedsiębiorców i ich możliwości adaptacyjne. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w 2026 roku, jednak wdrożenie będzie następować etapowo.

Harmonogram wdrożenia:

1. 1 lutego 2026 roku - obowiązek dla podmiotów dużych (obroty powyżej 200 mln zł w 2024 roku)
2. 1 kwietnia 2026 roku - obowiązek dla wszystkich pozostałych podmiotów gospodarczych
3. 31 grudnia 2026 roku - koniec okresu przejściowego dla najmniejszych podatników

Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe ustalenia zawarte w projekcie ustawy przyjętym przez Radę Ministrów 17 czerwca. Zgodnie z tymi przepisami, wystawianie faktur na kasach rejestrujących będzie możliwe wyłącznie do 31 grudnia 2026 roku. Podobnie, wskazywanie numeru KSeF przy realizacji płatności za fakturę nie będzie obowiązkowe do tego samego terminu.

Ministerstwo Finansów przewiduje również wprowadzenie trybu offline, który podatnicy będą mogli stosować dobrowolnie w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF. To rozwiązanie ma zapewnić ciągłość działania biznesowego nawet w sytuacjach technicznych trudności z dostępem do systemu.

Podmioty objęte obowiązkiem KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur nie dotyczy wszystkich rodzajów transakcji i wszystkich kategorii podatników. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, istnieje szereg wyłączeń, które precyzyjnie określają, które faktury nie muszą być wystawiane przez KSeF.

Podmioty wyłączone z obowiązku KSeF:

• Podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski
• Podatnicy bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce
• Podatnicy korzystający z procedur szczególnych (dział XII rozdziały 7, 7a i 9 ustawy o VAT)
• Podatnicy ze zwolnieniem do 200 000 zł rocznego obrotu

Z obowiązku wyłączeni są także podatnicy korzystający ze zwolnienia określonego w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT, czyli zwolnienia ze względu na nieprzekroczony limit obrotu 200 tysięcy złotych rocznie. Ta grupa obejmuje najmniejszych przedsiębiorców, dla których obowiązek mógłby stanowić nadmierną barierę administracyjną.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może dodatkowo określić w drodze rozporządzenia inne przypadki, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur w ramach KSeF. Przy wydawaniu takiego rozporządzenia uwzględniane są specyfika niektórych rodzajów działalności, konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania oraz możliwości techniczno-organizacyjne podatników.

Mechanizm działania systemu KSeF

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w oparciu o zaawansowany mechanizm przetwarzania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System został zaprojektowany tak, aby zapewnić maksymalną automatyzację procesów przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa i weryfikacji danych.

Proces wystawiania faktury w KSeF:

1. Przygotowanie faktury w zintegrowanym oprogramowaniu finansowo-księgowym
2. Utworzenie dokumentu zgodnie z określonym schematem XML
3. Autoryzacja użytkownika w systemie KSeF
4. Weryfikacja dokumentu przez system i nadanie unikalnego numeru
5. Wysłanie potwierdzenia do wystawcy (UPO)
6. Udostępnienie faktury odbiorcy w systemie

Po przygotowaniu faktury następuje autoryzacja użytkownika w KSeF. System oferuje kilka różnych metod uwierzytelnienia, w zależności od rodzaju podmiotu i jego preferencji. Możliwe jest wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub specjalnego tokenu wygenerowanego przez system.

Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do dokumentu na dwa sposoby. Pierwszy to uwierzytelnienie się w systemie KSeF, które wymaga posiadania odpowiednich uprawnień i środków identyfikacji elektronicznej. Drugi sposób to dostęp anonimowy, który polega na podaniu określonych danych dotyczących faktury, takich jak numer referencyjny czy dane kontrahenta.

Do końca stycznia 2026 roku obowiązuje szczególna zasada wyrażona w art. 106na ust. 2 ustawy o VAT. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Sposób wyrażenia tej zgody nie jest precyzyjnie określony w przepisach, co pozostawia odbiorcy dowolność w jej formie - może to być zgoda mailowa lub akceptacja regulaminu fakturowania dostawcy.

Korzyści z wykorzystania KSeF

Krajowy System e-Faktur oferuje szereg znaczących korzyści, które mają zachęcić przedsiębiorców do dobrowolnego korzystania z platformy już przed wprowadzeniem obowiązku. Ministerstwo Finansów przygotowało pakiet zachęt, które mogą przynieść wymierne oszczędności czasowe i finansowe.

Główne korzyści systemu KSeF:

• Zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur
• Zwolnienie z przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu
• Skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni
• Automatyzacja procesów fakturowania i księgowania
• Bezpieczeństwo interpretacyjne dzięki jednolitemu formatowi
• Możliwość pobierania faktur kosztowych bezpośrednio z systemu

System zapewnia również bezpieczeństwo interpretacyjne dzięki jednolitemu formatowi faktury elektronicznej. Wszystkie faktury mają identyczną strukturę, co eliminuje wątpliwości interpretacyjne. Dodatkowo, nabywca nie może twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ jest ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym.

Znaczącą korzyścią jest większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania. Ustrukturyzowany format XML umożliwia automatyczne odczytywanie danych przez systemy księgowe bez ryzyka błędów, które często występują przy wykorzystaniu technologii OCR. To usprawnienie oznacza skrócenie czasu potrzebnego na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy.

KSeF oferuje także możliwość pobierania faktur kosztowych bezpośrednio z systemu bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej. Księgowi i przedsiębiorcy mogą skupić się na merytorycznym aspekcie rozliczeń, a nie na problemach technicznych związanych z błędnym odczytywaniem danych.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF

Skuteczne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technicznego. Przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz, aby uniknąć problemów w okresie obowiązkowego wdrożenia systemu.

Kluczowe kroki przygotowawcze:

1. Analiza obecnych procesów fakturowania i księgowania
2. Wybór lub aktualizacja oprogramowania kompatybilnego z KSeF
3. Przygotowanie danych kontrahentów i produktów/usług
4. Szkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie
5. Testowanie systemu w okresie dobrowolnego korzystania
6. Aktualizacja procedur wewnętrznych i regulaminów
7. Uzyskanie uprawnień i certyfikatów dostępu

Pierwszy krok to przygotowanie merytoryczne faktury, które obejmuje określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy faktury. Należy przygotować standardowe dane, takie jak nazwa i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwoty netto, stawki podatku VAT, kwoty podatku VAT i kwoty brutto. Ważne jest również przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur.

Istotnym elementem przygotowań jest ustalenie uprawnień do korzystania z KSeF. Przedsiębiorca może nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym lub wskazać biuro rachunkowe jako upoważniony podmiot do wystawiania faktur. System oferuje elastyczne zarządzanie uprawnieniami, które można dostosować do struktury organizacyjnej firmy.

Przykład harmonogramu przygotowań:

Firma XYZ planuje wdrożenie KSeF do końca 2025 roku. W pierwszym kwartale przeprowadzi analizę obecnych procesów i wybierze oprogramowanie. W drugim kwartale przeszkoli pracowników i rozpocznie testy systemu. Trzeci kwartał przeznaczy na optymalizację procesów, a czwarty na pełne wdrożenie i przygotowanie do obowiązkowego okresu.

Warto również przetestować system w okresie dobrowolnego korzystania. Pozwoli to na wykrycie ewentualnych problemów technicznych i przeszkolenie pracowników przed wprowadzeniem obowiązku. Testowanie powinno obejmować cały proces - od wystawienia faktury, przez jej przesłanie do KSeF, aż po odbiór przez kontrahenta.

Współpraca z biurami rachunkowymi w KSeF

Relacja między przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi w kontekście KSeF wymaga szczególnej uwagi i odpowiedniego uregulowania uprawnień. System oferuje elastyczne rozwiązania, które umożliwiają różne modele współpracy dostosowane do potrzeb stron.

Przedsiębiorca ma możliwość upoważnienia biura rachunkowego lub konkretnych osób fizycznych do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Ta elastyczność pozwala na dostosowanie systemu uprawnień do specyfiki współpracy między klientem a biurem.

Modele współpracy z biurem rachunkowym:

• Upoważnienie biura jako podmiotu - pracownicy działają w ramach uprawnień biura
• Bezpośrednie nadanie uprawnień pracownikom - większa kontrola nad konkretnymi osobami
• Model mieszany - różne uprawnienia dla różnych procesów

Biuro rachunkowe ma również własne obowiązki w zakresie KSeF. Przede wszystkim powinno zapewnić, że program do fakturowania udostępniany klientom jest zintegrowany z systemem. To wymaga inwestycji w odpowiednie oprogramowanie lub jego aktualizację do wersji kompatybilnej z KSeF.

Biura rachunkowe muszą także zapoznać się z zasadami pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF. Ta funkcjonalność umożliwia automatyczne pobieranie faktur od dostawców klientów, co znacznie usprawnia proces księgowania i eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.

W roli podatnika biuro rachunkowe samo wystawia faktury za swoje usługi, dlatego osoby odpowiedzialne za fakturowanie w biurze powinny być dobrze zaznajomione z procedurą wystawiania faktur przez KSeF. To wymaga odpowiedniego przeszkolenia pracowników i przygotowania procedur wewnętrznych.

Aspekty techniczne i daty wystawienia

Krajowy System e-Faktur wprowadza specyficzne zasady dotyczące daty wystawienia faktury, które różnią się od tradycyjnych rozwiązań. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a nie w momencie jej utworzenia w systemie księgowym.

Kluczowym elementem struktury XML faktury ustrukturyzowanej jest pole P_1, które odnosi się do daty wystawienia faktury. To pole musi być wypełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF i może się różnić od daty faktycznego utworzenia dokumentu w systemie wewnętrznym przedsiębiorcy.

System KSeF oferuje również tryb offline, który będzie dostępny dobrowolnie dla podatników w przypadku problemów z przesłaniem faktury do systemu. W takich sytuacjach niezbędne będą certyfikaty wystawcy faktury, które można będzie pobrać od 1 listopada 2025 roku. Certyfikaty te pozwalają na uwierzytelnienie się w systemie i są kluczowe dla wystawiania e-faktur w okresie awarii systemu.

Ważnym aspektem technicznym jest możliwość dołączania załączników do faktury. Ministerstwo Finansów planuje dostosowanie schemy e-faktury do tej funkcjonalności, choć będzie ona opcjonalna. To rozwiązanie może być szczególnie przydatne w przypadku złożonych transakcji wymagających dodatkowej dokumentacji.

System automatycznie weryfikuje zgodność faktury z określonym wzorem i nadaje jej unikalny numer referencyjny. Ten proces walidacji zapewnia, że wszystkie faktury w systemie spełniają jednolite standardy jakości i kompletności danych.

Samofakturowanie i uprawnienia specjalne

Krajowy System e-Faktur umożliwia również realizację procedury samofakturowania, która jest szczególnie istotna w niektórych branżach i typach transakcji. Podatnik (sprzedawca) posiada pełne uprawnienia pierwotne i domyślne w systemie, które umożliwiają mu zarządzanie różnymi aspektami fakturowania.

Te uprawnienia właścicielskie pozwalają na nadawanie uprawnień w KSeF, co jest kluczowe dla procedury samofakturowania. Sprzedawca może wskazać podmioty, które będą uprawnione do wystawiania faktur w jego imieniu jako nabywcy w ramach procedury samofakturowania.

Przykład samofakturowania:

Firma budowlana ABC współpracuje z podwykonawcą DEF w ramach procedury samofakturowania. Firma ABC nadaje uprawnienia firmie DEF w systemie KSeF, umożliwiając jej wystawianie faktur w imieniu ABC. Każda faktura jest automatycznie rejestrowana w systemie z odpowiednimi oznaczeniami procedury samofakturowania.

Samofakturowanie w KSeF zachowuje wszystkie korzyści systemu, takie jak automatyczna archiwizacja, ujednolicony format danych czy przyspieszenie procesów księgowych. Faktury wystawiane w ramach samofakturowania podlegają tym samym procesom walidacji i otrzymują unikalne numery referencyjne.

Ważne jest odpowiednie udokumentowanie uprawnień do samofakturowania. System KSeF prowadzi rejestr nadanych uprawnień, co zapewnia transparentność i możliwość kontroli przez organy skarbowe. Każda zmiana uprawnień jest rejestrowana z podaniem daty i osoby dokonującej zmiany.

Przedsiębiorcy planujący korzystanie z samofakturowania powinni przygotować odpowiednie procedury i umowy z kontrahentami. Należy jasno określić warunki i zakres samofakturowania oraz zapewnić, że wszystkie strony rozumieją swoje obowiązki w ramach nowego systemu.

Częściowe dokumentowanie i elastyczność systemu

Jedną z istotnych zalet Krajowego Systemu e-Faktur w okresie przejściowym jest możliwość częściowego dokumentowania, która daje przedsiębiorcom elastyczność w adaptacji do nowego systemu. Do momentu wprowadzenia obowiązkowego fakturowania przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wybierać, które faktury wystawiają przez KSeF.

Ta elastyczność oznacza, że przedsiębiorcy mogą stopniowo wdrażać system, testując jego funkcjonalności na wybranych transakcjach lub kontrahentach. Mogą wykorzystać KSeF do elektronicznego tworzenia, wysyłania i przetwarzania części faktur, jednocześnie zachowując możliwość wystawiania pozostałych faktur w tradycyjny sposób - elektronicznie lub na papierze.

Strategie częściowego wdrożenia:

• Wdrożenie według kontrahentów - rozpoczęcie od kluczowych partnerów biznesowych
• Wdrożenie według wartości - faktury powyżej określonej kwoty
• Wdrożenie według rodzaju transakcji - np. tylko sprzedaż towarów
• Wdrożenie pilotażowe - wybrana grupa produktów/usług

System umożliwia również różnicowanie podejścia w zależności od typu kontrahenta. Przedsiębiorcy mogą zdecydować się na korzystanie z KSeF tylko w relacjach z wybranymi partnerami biznesowymi, którzy już wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych przez ten system.

Elastyczność systemu obejmuje także możliwość łączenia różnych metod fakturowania w zależności od specyfiki transakcji. Na przykład, przedsiębiorca może wykorzystywać KSeF do faktur o wyższych wartościach, zachowując tradycyjne metody dla drobnych transakcji.

Ta stopniowa adaptacja jest szczególnie korzystna dla małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą potrzebować więcej czasu na dostosowanie swoich procesów wewnętrznych i przeszkolenie pracowników. Pozwala to na minimalizację ryzyka związanego z wdrożeniem nowego systemu.

Przyszłość fakturowania papierowego

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza stopniowe odchodzenie od tradycyjnych faktur papierowych w obrocie gospodarczym. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, ustrukturyzowane faktury będą obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców bez względu na osiągane obroty od stycznia 2027 roku.

Ten harmonogram oznacza, że faktury papierowe znikną z obrotu między przedsiębiorcami w ciągu najbliższych kilku lat. Cyfryzacja, która z roku na rok osiąga coraz wyższy poziom w obrocie gospodarczym, znajdzie swoje odzwierciedlenie w całkowitej elektronizacji procesów fakturowania.

Dokumenty wyłączone z obowiązku KSeF:

• Faktury konsumenckie (B2C) dla osób fizycznych
• Bilety uznawane za faktury (paragony na autostradach)
• Faktury w procedurach OSS i IOSS
• Faktury dla podmiotów zagranicznych bez siedziby w Polsce

Ministerstwo Finansów przewiduje przedłużony okres przejściowy do końca 2026 roku dla najmniejszych podatników. Przedsiębiorcy, których suma obrotów brutto nie przekracza 10 000 złotych miesięcznie, będą mogli kontynuować tradycyjne metody fakturowania przez dodatkowy okres.

Całkowite przejście na faktury elektroniczne przyniesie znaczące korzyści środowiskowe poprzez eliminację zużycia papieru i redukcję kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem i transportem dokumentów. Dla przedsiębiorstw oznacza to także oszczędności w kosztach administracyjnych i większą efektywność procesów księgowych.

Perspektywa przyszłości:

Do 2027 roku polski rynek fakturowania przejdzie całkowitą transformację cyfrową. Przedsiębiorcy będą korzystać wyłącznie z faktur elektronicznych w formacie XML, co zrewolucjonizuje procesy księgowe i znacznie zwiększy efektywność rozliczeń podatkowych. Tradycyjne faktury papierowe staną się jedynie wspomnieniem z przeszłości.

Transformacja ta wymaga jednak odpowiedniego przygotowania wszystkich uczestników rynku. Przedsiębiorcy muszą zainwestować w odpowiednie systemy informatyczne, przeszkolić pracowników i dostosować procedury wewnętrzne do nowych wymagań.

Zastąpienie technologii OCR przez KSeF

Krajowy System e-Faktur ma potencjał znaczącego usprawnienia procesów księgowych, szczególnie w kontekście problemów związanych z obecnie wykorzystywaną technologią OCR (optycznego rozpoznawania znaków). Wielu księgowych i przedsiębiorców korzysta obecnie z systemów OCR do odczytywania danych z obrazów faktur, jednak nawet najlepsze rozwiązania tego typu są omylne i wymagają dokładnej weryfikacji.

Głównym problemem technologii OCR jest konieczność ręcznego sprawdzania dat, numerów faktury, danych kontrahenta i zaksięgowanych wartości po automatycznym odczytaniu. Mimo że OCR znacznie przyspiesza proces księgowania, nadal nie zapewnia doskonałości i może generować błędy, które trzeba korygować manualnie.

KSeF wprowadza jeden ustandaryzowany format faktury - tzw. faktura ustrukturyzowana w formacie XML. Oznacza to, że każda faktura wystawiana w formacie przygotowanym przez KSeF będzie zawierała identycznie uporządkowane dane, w tym szczegółowe pozycje widniejące na fakturze.

Technicznie oznacza to rewolucję w procesach księgowych. Księgowi i przedsiębiorcy będą mogli skupić się na merytorycznym aspekcie rozliczeń, zamiast tracić czas na rozwiązywanie problemów technicznych związanych z błędnym odczytaniem danych. Automatyzacja będzie kompletna i niezawodna.

System KSeF oferuje również możliwość pobierania faktur kosztowych bezpośrednio z centralnej bazy danych. Oznacza to, że księgowi nie będą musieli czekać na dostarczenie faktur przez dostawców - dokumenty będą dostępne w systemie natychmiast po ich wystawieniu.

Ta transformacja technologiczna przyniesie znaczące oszczędności czasowe i zmniejszy ryzyko błędów w księgowości. Przedsiębiorstwa będą mogły zredukować koszty związane z licencjami na oprogramowanie OCR i przeznaczyć zasoby na bardziej wartościowe działania analityczne i doradcze.

Najczęstsze pytania

KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (z obrotami powyżej 200 mln zł w 2024 roku) oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów. Najmniejsze podmioty z obrotami do 10 000 zł brutto miesięcznie otrzymają przedłużenie do 31 grudnia 2026 roku.

Tak, KSeF jest już dostępny do dobrowolnego korzystania. Możesz testować system i stopniowo wdrażać go w swojej firmie, co pozwoli na spokojne przygotowanie się do okresu obowiązkowego. Dobrowolne korzystanie nie zobowiązuje do wykorzystywania systemu dla wszystkich faktur.

Główne korzyści to zwolnienie z obowiązku archivizacji faktur, zwolnienie z przekazywania plików JPK_FA, skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, większa automatyzacja procesów księgowych oraz możliwość pobierania faktur kosztowych bezpośrednio z systemu.

Nie, z obowiązku wyłączone są faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, faktury wystawiane przez podatników zagranicznych bez siedziby w Polsce, faktury w procedurach szczególnych oraz faktury wystawiane przez podatników ze zwolnieniem do 200 000 zł rocznego obrotu.

Przedsiębiorca może upoważnić biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur lub nadać uprawnienia bezpośrednio konkretnym pracownikom biura. Biuro musi zapewnić kompatybilność swojego oprogramowania z KSeF i przeszkolić pracowników w zakresie nowych procedur.

Faktury papierowe w obrocie B2B znikną stopniowo - wystawianie faktur na kasach rejestrujących będzie możliwe tylko do 31 grudnia 2026 roku. Od stycznia 2027 roku wszystkie faktury między przedsiębiorcami będą musiały być elektroniczne, z wyjątkiem faktur konsumenckich i wybranych kategorii dokumentów.

Tak, KSeF znacznie ograniczy potrzebę korzystania z OCR. Ustandaryzowany format XML eliminuje błędy odczytu charakterystyczne dla OCR, umożliwiając systemom księgowym automatyczne i bezbłędne przetwarzanie danych z faktur bez konieczności ręcznej weryfikacji.

Do korzystania z KSeF potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, podpis zaufany lub token wygenerowany przez system KSeF. Od 1 listopada 2025 roku będzie można także uzyskać certyfikaty wystawcy faktury niezbędne do pracy w trybie offline.