KSeF i rozliczenie faktury od oszusta - co musisz wiedzieć

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi rewolucyjną zmianę w sposobie wystawiania i rozliczania faktur w Polsce. Od 1 kwietnia 2026 roku system ten stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników, co oznacza fundamentalną transformację w procesach księgowych i podatkowych przedsiębiorstw. Obecnie system działa w trybie dobrowolnym, pozwalając przedsiębiorcom na stopniowe przygotowanie się do nadchodących zmian.

Wraz z wprowadzeniem systemu e-faktur pojawiają się jednak nowe wyzwania związane z bezpieczeństwem i możliwością nadużyć. Szczególnie istotną kwestią jest problem rozliczania faktur wystawionych przez oszustów oraz zachowania prawa do odliczenia podatku VAT w sytuacjach, gdy kontrahent okaże się nierzetelny. Podatnicy muszą być przygotowani na nowe rodzaje zagrożeń i wiedzieć, jak chronić swoje interesy w ramach funkcjonowania KSeF.

Podstawowe zasady funkcjonowania systemu KSeF

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma elektroniczna zarządzana przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który pełni funkcję administratora danych w systemie. Faktura ustrukturyzowana, potocznie nazywana e-fakturą, stanowi dokument potwierdzający wykonanie czynności opodatkowanej VAT, wystawiany poprzez specjalny interfejs elektroniczny.

System został zaprojektowany tak, aby umożliwić bezpieczne i efektywne wystawianie oraz odbieranie faktur w formie elektronicznej. Wszystkie dokumenty przechodzą przez centralną bazę danych, co teoretycznie powinno zwiększyć kontrolę nad obiegiem dokumentów i ograniczyć możliwości oszustw podatkowych.

Z systemu KSeF mogą obecnie korzystać różne podmioty, przy czym jest to nadal opcja dobrowolna. Do grona uprawnionych użytkowników należą podatnicy, podmioty przez nich wskazane, podmioty określone w artykule 106c ustawy o VAT, oraz osoby fizyczne wskazane przez podatników w odpowiednich zawiadomieniach o nadaniu uprawnień do korzystania z systemu.

Istotną kwestią jest proces uwierzytelniania użytkowników, który odbywa się w sposób określony w przepisach wykonawczych. Wszystkie podmioty korzystające z systemu muszą przejść właściwą procedurę weryfikacji tożsamości, co ma zapewnić bezpieczeństwo i wiarygodność dokumentów wprowadzanych do systemu.

Proces wystawiania i odbierania e-faktur

Mechanizm wystawiania faktur ustrukturyzowanych różni się znacząco od tradycyjnego procesu fakturowania. Sprzedawca może zdecydować się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej bez konieczności uzyskania zgody nabywcy na sam proces wystawienia. Zgoda odbiorcy jest wymagana jedynie w kontekście odbierania dokumentów bezpośrednio przez system KSeF.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może jednostronnie podjąć decyzję o przejściu na system e-faktur, informując o tym swoich kontrahentów. Odbiorcy, którzy nie wyrażą zgody na otrzymywanie dokumentów przez KSeF, będą mogli otrzymywać faktury w alternatywnej formie elektronicznej, zachowując przy tym wszystkie prawa wynikające z otrzymania prawidłowo wystawionego dokumentu.

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą specjalnego oprogramowania interfejsowego. System automatycznie przydziela każdej fakturze unikalny numer identyfikujący, a dokument uznaje się za otrzymany w dniu przydzielenia tego numeru. Ten mechanizm ma zapewnić precyzyjne śledzenie obiegu dokumentów i umożliwić organom podatkowym lepszą kontrolę nad transakcjami.

Proces ten tworzy nowe możliwości dla sprawnej obsługi dokumentów, ale jednocześnie generuje potencjalne zagrożenia związane z nadużyciami. Automatyczne wprowadzanie dokumentów do obrotu prawnego może być wykorzystywane przez nieuczciwych przedsiębiorców do wystawiania fikcyjnych faktur lub dokumentów związanych z nieistniejącymi transakcjami.

Zagrożenia związane z oszustwami w systemie KSeF

Mechanizm automatycznego wprowadzania e-faktur do obrotu prawnego z momentem przesłania do systemu stwarza nowe możliwości dla oszustów podatkowych. Przestępcy mogą wykorzystywać łatwość wystawiania dokumentów elektronicznych do tworzenia fikcyjnych transakcji lub wystawiania faktur bez rzeczywistego świadczenia usług czy dostawy towarów.

Szczególnie problematyczne są sytuacje, w których oszuści nawiązują kontakt z potencjalnymi ofiarami przez Internet, proponując atrakcyjne warunki współpracy. Po uzyskaniu podstawowych danych kontrahenta mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane, które automatycznie wchodzą do systemu i nabierają mocy prawnej, nawet jeśli nie doszło do rzeczywistej realizacji transakcji.

Obecne regulacje prawne nie zawierają szczegółowych procedur postępowania w przypadku otrzymania faktury od oszusta. Podatnicy muszą opierać się na ogólnych zasadach zachowania należytej staranności oraz wypracowanym orzecznictwie sądowym w zakresie ochrony przed oszustwami podatkowymi.

Problem pogłębia fakt, że weryfikacja wiarygodności kontrahenta przed zawarciem transakcji staje się coraz trudniejsza w dobie digitalizacji kontaktów biznesowych. Wiele transakcji zawieranych jest wyłącznie drogą elektroniczną, bez bezpośredniego kontaktu między stronami, co ułatwia działanie oszustów.

Zasada należytej staranności w kontekście VAT

Fundamentalną zasadą chroniącą podatników przed utratą prawa do odliczenia VAT w przypadku transakcji z nieuczciwymi kontrahentami jest koncepcja należytej staranności. Zgodnie z artykułem 86 ustawy o VAT, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków poniesionych na nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Prawo to nie może być jednak nadużywane ani wykorzystywane do wyłudzania podatku. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wielokrotnie podkreślał, że prawo do odliczenia nie przysługuje podatnikowi, gdy wiedział lub na podstawie obiektywnych okoliczności powinien był wiedzieć, że określona czynność wiąże się z nieprawidłowościami w zakresie VAT.

Kluczowe znaczenie ma wykazanie przez podatnika zachowania należytej staranności w kontaktach z kontrahentem oraz działania w dobrej wierze. Podatnik musi podjąć rozsądne działania weryfikacyjne, ale jednocześnie organy podatkowe nie mogą wymagać nadmiernych czy niemożliwych do spełnienia obowiązków kontrolnych.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 21 lutego 2017 roku (I FSK 1679/16) wyraźnie wskazał granice obowiązków weryfikacyjnych podatników. Organy podatkowe nie mogą generalnie wymagać, aby podatnik badał, czy wystawca faktury jest rzeczywistym podatnikiem, czy dysponuje towarami będącymi przedmiotem transakcji, czy jest w stanie je dostarczyć, oraz czy wywiązuje się z obowiązków podatkowych.

1. Sprawdzenie statusu podatkowego kontrahenta w publicznych rejestrach
2. Weryfikacja danych kontaktowych i siedziby przedsiębiorstwa
3. Ocena realności oferowanych warunków transakcji
4. Dokumentowanie podjętych działań weryfikacyjnych
5. Zachowanie korespondencji i dokumentów potwierdzających kontakty z kontrahentem

Kontakty elektroniczne a należyta staranność

W erze cyfryzacji biznesu coraz więcej transakcji zawieranych jest wyłącznie drogą elektroniczną, bez bezpośredniego kontaktu między kontrahentami. Powstaje pytanie, czy taki sposób nawiązywania relacji biznesowych może świadczyć o braku należytej staranności podatnika i prowadzić do utraty prawa do odliczenia VAT.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 grudnia 2016 roku (I FSK 522/15) zajął w tej kwestii jednoznaczne stanowisko. Sąd wskazał, że kontakty mailowe z potencjalnym kontrahentem same w sobie nie mogą stanowić o niestaranności podatnika. Brak pisemnej umowy między stronami, brak kontaktów osobistych czy opieranie się na dokumentach otrzymanych drogą mailową nie muszą automatycznie świadczyć o niedochowaniu należytej staranności.

To orzeczenie ma szczególne znaczenie w kontekście funkcjonowania systemu KSeF, gdzie wiele transakcji może być inicjowanych i realizowanych wyłącznie w formie elektronicznej. Podatnicy nie powinni obawiać się zawierania transakcji drogą elektroniczną, pod warunkiem zachowania podstawowych zasad ostrożności i weryfikacji kontrahentów.

Kluczowe znaczenie ma dokumentowanie wszystkich kontaktów z kontrahentem oraz zachowanie dowodów podjętych działań weryfikacyjnych. Podatnik powinien archiwizować korespondencję elektroniczną, potwierdzenia sprawdzenia danych w publicznych rejestrach oraz inne dokumenty świadczące o dołożeniu należytej staranności.

Ochrona przed oszustami w systemie e-faktur

W kontekście nadchodzącego obowiązku stosowania systemu KSeF podatnicy muszą wypracować nowe procedury ochrony przed oszustami podatkowymi. Automatyczne wprowadzanie e-faktur do obrotu prawnego wymaga szczególnej ostrożności przy nawiązywaniu nowych relacji biznesowych oraz weryfikacji otrzymywanych dokumentów.

Podstawowym elementem ochrony jest wdrożenie systematycznych procedur weryfikacji kontrahentów przed zawarciem pierwszej transakcji. Podatnik powinien sprawdzić nie tylko podstawowe dane rejestrowe kontrahenta, ale również jego historię działalności, referencje od innych klientów czy obecność w bazach firm nierzetelnych.

Istotne znaczenie ma również monitoring otrzymywanych faktur pod kątem ich zgodności z rzeczywiście realizowanymi transakcjami. W systemie KSeF faktury będą wprowadzane automatycznie do obrotu prawnego, co oznacza konieczność szybkiej reakcji na ewentualne nieprawidłowości.

Szczególną ostrożność należy zachować przy transakcjach zawieranych wyłącznie drogą elektroniczną, zwłaszcza z kontrahentami oferującymi znacznie korzystniejsze warunki niż konkurencja. Podejrzane mogą być również sytuacje, w których kontrahent domaga się natychmiastowej płatności lub unika bezpośrednich kontaktów telefonicznych.

• Regularna weryfikacja statusu VAT wszystkich kontrahentów
• Sprawdzanie kontrahentów w bazach firm nierzetelnych
• Dokumentowanie wszystkich kontaktów biznesowych
• Porównywanie warunków transakcji z cenami rynkowymi
• Archiwizowanie dowodów przeprowadzonych weryfikacji
• Szybkie reagowanie na podejrzane dokumenty w systemie KSeF

Konsekwencje prawne transakcji z oszustami

W przypadku wykrycia przez organy podatkowe, że podatnik dokonał transakcji z nierzetelnym kontrahentem, może dojść do zakwestionowania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Jednak utrata tego prawa nie następuje automatycznie - organ podatkowy musi wykazać, że podatnik wiedział lub przy dochowaniu należytej staranności mógł wiedzieć o nieprawidłowościach.

Ciężar dowodu spoczywa na organie podatkowym, który musi przedstawić obiektywne dowody świadczące o tym, że podatnik uczestniczył świadomie w oszustwie podatkowym lub nie dochował należytej staranności. Samo stwierdzenie, że kontrahent okazał się nierzetelny, nie jest wystarczające do pozbawienia podatnika prawa do odliczenia.

Kluczowe znaczenie ma wykazanie przez podatnika podjęcia rozsądnych działań weryfikacyjnych oraz działania w dobrej wierze. Podatnik, który może udokumentować zachowanie należytej staranności, zachowuje prawo do odliczenia VAT nawet w przypadku, gdy kontrahent okaże się oszustem.

W kontekście systemu KSeF szczególnie istotne będzie udokumentowanie procesu weryfikacji e-faktur oraz szybkości reakcji na ewentualne nieprawidłowości. Podatnicy powinni wdrożyć procedury pozwalające na wykazanie, że każda otrzymana faktura była właściwie zweryfikowana przed uznaniem jej za podstawę do odliczenia VAT.

Przykład praktyczny: Przedsiębiorca otrzymał przez system KSeF fakturę za usługi informatyczne od nowego kontrahenta poznanego przez Internet. Przed zawarciem transakcji sprawdził status VAT kontrahenta, zweryfikował dane w CEIDG oraz porównał oferowane ceny z rynkowymi. Wszystkie działania udokumentował. Mimo że kontrahent okazał się później oszustem, przedsiębiorca zachowa prawo do odliczenia VAT, ponieważ wykazał należytą staranność.

Przygotowanie do obowiązkowego systemu e-faktur

W perspektywie wprowadzenia obowiązkowego systemu KSeF od kwietnia 2026 roku przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do nowych wyzwań związanych z bezpieczeństwem elektronicznych transakcji. Kluczowe jest wypracowanie wewnętrznych procedur weryfikacji kontrahentów oraz systemu kontroli otrzymywanych dokumentów.

Pierwszym krokiem powinno być przeszkolenie zespołu księgowego i zarządzającego w zakresie nowych zagrożeń związanych z systemem e-faktur. Pracownicy muszą rozumieć mechanizmy działania oszustów oraz znać procedury właściwej weryfikacji dokumentów i kontrahentów.

Istotne jest również wdrożenie systemów informatycznych umożliwiających integrację z KSeF oraz automatyczne weryfikowanie otrzymywanych dokumentów. Nowoczesne systemy księgowe powinny oferować funkcje automatycznego sprawdzania statusu VAT kontrahentów oraz alertów o podejrzanych transakcjach.

Przed wprowadzeniem obowiązkowego systemu konieczne jest również dokładne opracowanie w przepisach prawnych procedur ochrony rzetelnych przedsiębiorców przed oszustami. Obecne regulacje pozostawiają wiele kwestii bez odpowiedzi, co może prowadzić do problemów interpretacyjnych i sporów z organami podatkowymi.

1. Analiza obecnych procesów fakturowania i identyfikacja obszarów wymagających zmian
2. Wybór i wdrożenie systemu informatycznego kompatybilnego z KSeF
3. Opracowanie wewnętrznych procedur weryfikacji kontrahentów i dokumentów
4. Przeszkolenie zespołu w zakresie nowych zagrożeń i procedur bezpieczeństwa
5. Testowanie procesów w ramach dobrowolnego korzystania z systemu
6. Przygotowanie dokumentacji i archiwizacji zgodnej z nowymi wymogami
7. Regularne aktualizowanie procedur w oparciu o zmieniające się przepisy

Rola organów podatkowych w ochronie przed oszustami

Skuteczna ochrona przed oszustami w systemie KSeF wymaga aktywnego zaangażowania organów podatkowych w monitorowanie transakcji i szybkie reagowanie na wykryte nieprawidłowości. Centralizacja systemu e-faktur stwarza nowe możliwości dla automatycznego wykrywania podejrzanych wzorców transakcji i identyfikacji potencjalnych oszustów.

Organy podatkowe powinny rozwijać systemy analityczne umożliwiające wykrywanie anomalii w obrotach poszczególnych podatników oraz identyfikowanie sieci powiązanych podmiotów mogących uczestniczyć w oszustwach karuzelowych. Szybka identyfikacja i blokowanie nieuczciwych przedsiębiorców może znacząco ograniczyć skalę oszustw.

Istotne jest również zapewnienie podatnikom dostępu do aktualnych informacji o wykrytych oszustach oraz narzędzi umożliwiających weryfikację wiarygodności potencjalnych kontrahentów. Publiczne bazy danych o nierzetelnych podmiotach powinny być regularnie aktualizowane i łatwo dostępne.

Co do zasady, to właśnie do organów podatkowych należy dokonywanie niezbędnych kontroli podatników w celu wykrycia nieprawidłowości i naruszeń przepisów prawa podatkowego. Nie można przenosić całego ciężaru weryfikacji na podatników, którzy nie mają dostępu do wszystkich narzędzi kontrolnych dostępnych administracji skarbowej.

Najczęstsze pytania

Nie stracisz prawa do odliczenia VAT, jeśli wykażesz zachowanie należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta. Organ podatkowy musi udowodnić, że wiedziałeś lub mogłeś wiedzieć o oszustwie. Kluczowe jest udokumentowanie podjętych działań weryfikacyjnych przed zawarciem transakcji.

Powinieneś sprawdzić status VAT kontrahenta w oficjalnym wykazie, zweryfikować dane rejestrowe w KRS lub CEIDG, sprawdzić dane kontaktowe oraz porównać warunki transakcji z cenami rynkowymi. Wszystkie działania należy udokumentować i zachować jako dowód dochowania należytej staranności.

Nie, kontakty wyłącznie elektroniczne nie oznaczają braku należytej staranności. Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że kontakty mailowe, brak fizycznych spotkań czy elektroniczna forma dokumentów są akceptowalnymi sposobami prowadzenia działalności, pod warunkiem zachowania podstawowych procedur weryfikacyjnych.

System KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników od 1 kwietnia 2026 roku. Obecnie jest to opcja dobrowolna, z której możesz korzystać do testowania procesów i przygotowania swojego przedsiębiorstwa do nadchodących zmian. Do końca stycznia 2026 roku odbiór e-faktur przez system wymaga zgody odbiorcy.

E-faktura jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania do systemu KSeF i automatycznie wchodzi do obrotu prawnego. Oznacza to, że nabywca uzyskuje prawo do odliczenia VAT od momentu wprowadzenia dokumentu do systemu, niezależnie od tego, kiedy faktycznie go odbierze lub zapozna się z jego treścią.