Koszty użytkowania samochodu zastępczego w leasingu

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na finansowanie pojazdów służbowych poprzez umowy leasingu. Rozwiązanie to oferuje elastyczność finansową i pozwala na optymalizację kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak sytuacje losowe, takie jak wypadki drogowe czy kolizje, mogą czasowo uniemożliwić korzystanie z leasingowanego pojazdu. W takich przypadkach przedsiębiorcy otrzymują od serwisów samochody zastępcze, które pozwalają na kontynuowanie działalności biznesowej.

Korzystanie z samochodu zastępczego wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów, które mogą obejmować wydatki na paliwo, opłaty za najem pojazdu, koszty parkowania czy przejazdy autostradami. Właściwe rozliczenie tych wydatków w księgach rachunkowych oraz dla celów podatkowych wymaga znajomości odpowiednich przepisów i procedur. Nieprawidłowe ujęcie kosztów może prowadzić do problemów z organami podatkowymi i niepotrzebnych strat finansowych.

Podstawy prawne rozliczania kosztów samochodu zastępczego

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Kluczowe znaczenie ma fakt, że koszty te nie mogą być wymienione w art. 23 jako koszty nieuznawane.

Koszty związane z użytkowaniem samochodu zastępczego nie zostały expressis verbis wyłączone z katalogu kosztów podatkowych, co oznacza, że mogą być one zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Jednak ich rozliczenie podlega szczególnym zasadom i ograniczeniom, które wynikają z charakteru wydatków związanych z pojazdami osobowymi.

Fundamentalne znaczenie dla prawidłowego rozliczenia ma określenie sposobu wykorzystywania pojazdu zastępczego. Rozróżnienie między użytkowaniem wyłącznie służbowym a mieszanym (służbowo-prywatnym) wpływa bezpośrednio na wysokość kosztów, które można zaliczyć do kosztów podatkowych oraz na sposób rozliczenia podatku VAT.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą muszą również pamiętać o konieczności prowadzenia odpowiedniej ewidencji wykorzystania pojazdu. W przypadku deklarowania użytkowania wyłącznie służbowego, niezbędne jest prowadzenie szczegółowej kilometrówki oraz sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu.

Rozliczenie wydatków eksploatacyjnych samochodu zastępczego

Wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem samochodu zastępczego obejmują szeroki zakres kosztów ponoszonych w trakcie codziennego korzystania z pojazdu. Do tej kategorii należą przede wszystkim koszty zakupu paliwa, które stanowią zazwyczaj najwyższą pozycję w strukturze wydatków bieżących.

Oprócz paliwa, wydatki eksploatacyjne obejmują również materiały eksploatacyjne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania pojazdu. Mogą to być płyny eksploatacyjne, drobne części zamienne czy akcesoria niezbędne do bezpiecznego użytkowania samochodu. Wszystkie te wydatki podlegają szczególnym zasadom rozliczenia podatkowego.

Istotną kategorię stanowią również opłaty związane z korzystaniem z infrastruktury drogowej. Należą do nich opłaty za parkowanie w strefach płatnego parkowania, opłaty za przejazdy autostradami oraz opłaty za korzystanie z tuneli czy mostów. Te wydatki, choć mogą wydawać się marginalne, w przypadku intensywnego użytkowania pojazdu mogą stanowić znaczącą pozycję kosztową.

Szczególne znaczenie ma sposób kalkulacji kosztów dla podatników podatku VAT. W przypadku pojazdów wykorzystywanych w sposób mieszany, podstawę do obliczenia kosztu podatkowego stanowi wartość netto powiększona o 50% nieodliczonego VAT. Następnie tak obliczona kwota podlega limitowaniu według odpowiedniego procentu.

Dla podatników niebędących podatnikami VAT, rozliczenie jest prostsze - podstawę stanowi pełna wartość brutto wydatku, która następnie podlega odpowiedniemu limitowaniu procentowemu. Różnica w podejściu wynika z odmiennych zasad rozliczania podatku VAT przez różne grupy podatników.

• Zakup paliwa do pojazdu zastępczego wykorzystywanego służbowo
• Materiały eksploatacyjne niezbędne do funkcjonowania pojazdu
• Opłaty za parkowanie w strefach płatnego postoju
• Opłaty za przejazdy autostradami i drogami płatnymi
• Drobne naprawy i konserwacja pojazdu zastępczego
• Mycie i czyszczenie pojazdu w trakcie użytkowania

Praktyczne przykłady rozliczenia wydatków eksploatacyjnych

Rozważmy sytuację przedsiębiorcy Adama, który jest podatnikiem podatku VAT i otrzymał fakturę za paliwo do osobowego samochodu zastępczego. Pojazd jest wykorzystywany zarówno prywatnie jak i w działalności gospodarczej. Wartość faktury wynosi 100 zł netto, VAT 23 zł, łącznie 123 zł brutto.

Pierwszy krok w rozliczeniu polega na ustaleniu wysokości podatku VAT podlegającego odliczeniu. Od samochodu wykorzystywanego w sposób mieszany przysługuje odliczenie 50% VAT. Zatem podatek do odliczenia wynosi: 50% z 23 zł = 11,50 zł. Pozostała część VAT, czyli 11,50 zł, nie podlega odliczeniu i zwiększa podstawę kosztu podatkowego.

Wysokość kosztu podatkowego przed zastosowaniem limitu wynosi: 100 zł netto + 11,50 zł (50% VAT) = 111,50 zł. Ponieważ pojazd jest wykorzystywany w sposób mieszany, zastosowaniu podlega limit 75%. Ostateczna kwota kosztu podatkowego wynosi: 111,50 zł × 75% = 83,63 zł.

W przypadku podatników niebędących podatnikami VAT, proces kalkulacji jest znacznie prostszy. Podstawę kosztu stanowi pełna wartość brutto faktury, która następnie podlega limitowaniu według odpowiedniego procentu. Dla pojazdu wykorzystywanego w sposób mieszany byłoby to: 123 zł × 75% = 92,25 zł.

Różnica między obiema metodami kalkulacji wynika z odmiennych zasad rozliczania VAT. Podatnicy VAT mogą odliczyć część podatku naliczonego, co zmniejsza podstawę kosztu podatkowego, ale jednocześnie komplikuje proces obliczeniowy.

Rozliczenie opłat za najem samochodu zastępczego

Opłaty za najem samochodu zastępczego podlegają odmiennym zasadom rozliczenia niż wydatki eksploatacyjne. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w przypadku najmu pojazdu osobowego podatnicy mogą zaliczyć do kosztów opłaty z tytułu najmu do limitu kwotowego wynoszącego 150 000 zł.

Kluczowe znaczenie ma sposób ustalania wartości pojazdu dla celów zastosowania limitu. W przypadku umów najmu długoterminowych (powyżej 6 miesięcy), wartość pojazdu ustalana jest na podstawie zawartej umowy najmu. Jednak w sytuacji najmu krótkoterminowego (poniżej 6 miesięcy), zgodnie z art. 23 ust. 5d ustawy o podatku dochodowym, przyjmuje się wartość pojazdu ustaloną dla celów ubezpieczenia.

Ta różnica w podejściu ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ wartość pojazdu wskazana w polisie ubezpieczeniowej może znacząco odbiegać od wartości określonej w umowie najmu. Zazwyczaj wartość ubezpieczeniowa jest wyższa, co może prowadzić do konieczności zastosowania proporcjonalnego ograniczenia kosztów.

Praktyczne zastosowanie limitu wymaga obliczenia proporcji między limitem a rzeczywistą wartością pojazdu. Jeśli wartość pojazdu przekracza 150 000 zł, wówczas koszt najmu może być uznany tylko w odpowiedniej proporcji. Formuła obliczeniowa jest następująca: (150 000 zł / wartość pojazdu) × opłata za najem.

W przypadku pojazdów o wartości nieprzekraczającej 150 000 zł, cała opłata za najem może być zaliczona do kosztów podatkowych. To rozwiązanie jest korzystne dla przedsiębiorców korzystających z pojazdy średniej klasy, których wartość mieści się w ustawowym limicie.

1. Ustal wartość pojazdu zastępczego na podstawie umowy najmu lub polisy ubezpieczeniowej
2. Porównaj wartość pojazdu z ustawowym limitem 150 000 zł
3. Oblicz proporcję limitu do wartości pojazdu (jeśli wartość przekracza limit)
4. Zastosuj obliczoną proporcję do faktycznej opłaty za najem
5. Zaewidencjonuj obliczoną kwotę w kosztach podatkowych

Szczegółowy przykład rozliczenia najmu pojazdu zastępczego

Przeanalizujmy sytuację pana Jacka, który jest podatnikiem VAT zwolnionym i wykorzystuje wyłącznie w działalności gospodarczej zastępczy pojazd osobowy w ramach najmu krótkoterminowego. Wartość pojazdu wskazana w polisie ubezpieczeniowej wynosi 180 000 zł, a miesięczna opłata za najem stanowi 2000 zł brutto.

Ponieważ wartość pojazdu (180 000 zł) przekracza ustawowy limit (150 000 zł), konieczne jest zastosowanie proporcjonalnego ograniczenia. Pierwszym krokiem jest obliczenie proporcji limitu do rzeczywistej wartości pojazdu: 150 000 zł / 180 000 zł = 0,8333 (83,33%).

Następnie obliczoną proporcję należy zastosować do faktycznej opłaty za najem: 2000 zł × 83,33% = 1666,60 zł. Ta kwota zostanie ujęta w księgach rachunkowych jako koszt podatkowy, podczas gdy pozostała część (333,40 zł) nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Warto podkreślić, że limit 150 000 zł ma charakter bezwzględny i nie podlega waloryzacji czy aktualizacji. Oznacza to, że niezależnie od inflacji czy wzrostu cen pojazdów, limit pozostaje na tym samym poziomie. Ta cecha przepisów może prowadzić do sytuacji, w której coraz większa część kosztów najmu nie będzie mogła być zaliczana do kosztów podatkowych.

Dodatkowo, przedsiębiorcy muszą pamiętać, że limit odnosi się do wartości pojedynczego pojazdu, a nie do łącznej wartości wszystkich najętych pojazdów. W przypadku najmu kilku pojazdów jednocześnie, limit stosuje się oddzielnie do każdego z nich.

Pan Marek prowadzi firmę transportową i w związku z wypadkiem głównego pojazdu musi wynająć samochód zastępczy o wartości 200 000 zł. Miesięczna opłata za najem wynosi 3000 zł. Ze względu na przekroczenie limitu 150 000 zł, może zaliczyć do kosztów jedynie 2250 zł miesięcznie (75% opłaty), a pozostałe 750 zł stanowi koszt nieuznawany podatkowo.

Zasady odliczania VAT od kosztów samochodu zastępczego

Rozliczenie podatku VAT od wydatków poniesionych na samochód zastępczy opiera się na tych samych zasadach, które obowiązują w przypadku pojazdów będących własnością przedsiębiorcy. Podstawową regułą jest możliwość odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z pojazdami osobowymi wykorzystywanymi do czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, od wydatków na pojazdy osobowe udokumentowanych fakturami VAT można odliczyć połowę naliczonego podatku. Pozostała część VAT (50%) nie podlega odliczeniu i może zostać zaliczona do kosztów podatkowych, pod warunkiem spełnienia ogólnych przesłanek uznawania kosztów.

Jednak ustawodawca przewidział możliwość odliczania 100% VAT od wydatków na pojazdy wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej. Skorzystanie z tej możliwości wymaga spełnienia dodatkowych obowiązków administracyjnych, które mają na celu udokumentowanie wyłącznie służbowego charakteru wykorzystania pojazzu.

Przedsiębiorcy decydujący się na pełne odliczenie VAT muszą wypełnić formularz VAT-26 w terminie do 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku podlegającego pełnemu rozliczeniu. Dodatkowo zobowiązani są do prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz sporządzenia regulaminu użytkowania pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu, potocznie nazywana kilometrówką, musi zawierać szczegółowe informacje o każdym przejeździe służbowym. Należy w niej odnotowywać datę, cel podróży, trasę, liczbę przejechanych kilometrów oraz inne istotne informacje pozwalające na weryfikację służbowego charakteru przejazdu.

Regulamin użytkowania pojazdu powinien zawierać jasne zasady dotyczące możliwości korzystania z pojazdu przez pracowników oraz procedury kontroli przestrzegania tych zasad. Dokument ten stanowi podstawę do wykazania, że pojazd jest rzeczywiście wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych.

• Wypełnienie formularza VAT-26 w terminie 7 dni od pierwszego wydatku
• Prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówka)
• Sporządzenie i wdrożenie regulaminu użytkowania pojazdu
• Dokumentowanie wszystkich przejazdów służbowych
• Kontrola przestrzegania zasad wyłącznie służbowego wykorzystania
• Przechowywanie dokumentacji przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych

Rozliczenie w kontekście odszkodowań ubezpieczeniowych

Sposób rozliczenia kosztów użytkowania samochodu zastępczego finansowanych z odszkodowania ubezpieczeniowego zależy od rodzaju ubezpieczenia, jakim objęty był uszkodzony pojazd. Rozróżnienie między ubezpieczeniem wyłącznie OC a ubezpieczeniem OC i AC ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatkowego.

W przypadku pojazdów objętych wyłącznie ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej (OC), otrzymane odszkodowanie podlega szczególnym zasadom rozliczenia. Przychodem podlegającym opodatkowaniu jest jedynie kwota nadwyżki odszkodowania nad rzeczywiście poniesionymi wydatkami na naprawę i koszty użytkowania samochodu zastępczego.

Oznacza to, że jeśli wysokość odszkodowania odpowiada dokładnie poniesionym kosztom, podatnik nie wykazuje ani przychodu, ani kosztu podatkowego. Dopiero nadwyżka odszkodowania nad wydatkami stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. Takie podejście ma na celu zapewnienie neutralności podatkowej operacji ubezpieczeniowych.

Odmienna sytuacja występuje w przypadku pojazdów objętych ubezpieczeniem OC i AC (autocasco). Otrzymane odszkodowanie stanowi wówczas przychód podatkowy w pełnej wysokości, niezależnie od wysokości poniesionych kosztów. Jednocześnie wszystkie faktury dokumentujące koszty naprawy oraz użytkowania samochodu zastępczego mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

To rozwiązanie oznacza, że przedsiębiorca wykazuje zarówno przychód z tytułu odszkodowania, jak i odpowiadające mu koszty. W rezultacie, przy założeniu pełnego pokrycia kosztów przez odszkodowanie, operacja ma neutralny wpływ na wysokość dochodu podatkowego.

Szczególną uwagę należy zwrócić na moment ujęcia przychodu i kosztów w księgach rachunkowych. Przychód z tytułu odszkodowania powinien być ujęty w momencie jego otrzymania lub uprawdopodobnienia otrzymania. Koszty natomiast ujmuje się w momencie ich poniesienia, zgodnie z zasadą memoriałową.

Praktyczny przykład rozliczenia z odszkodowaniem

Rozważmy sytuację przedsiębiorcy Dariusza, który po kolizji drogowej musiał oddać swój samochód służbowy do naprawy. Pojazd jest wykorzystywany w systemie mieszanym i podlega ubezpieczeniu OC oraz AC. W związku z naprawą, przedsiębiorca otrzymał samochód zastępczy i poniósł związane z nim koszty.

Przedsiębiorca otrzymał następujące dokumenty: fakturę za naprawę powypadkową w wysokości 8000 zł brutto, fakturę za koszty użytkowania samochodu zastępczego w wysokości 1200 zł brutto oraz odszkodowanie od ubezpieczyciela w kwocie 9200 zł.

Ponieważ pojazd podlega ubezpieczeniu OC i AC, całe otrzymane odszkodowanie (9200 zł) należy ująć jako przychód podatkowy. Jednocześnie obie faktury mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych, z uwzględnieniem odpowiednich limitów i zasad rozliczenia.

Fakturę za naprawę w wysokości 8000 zł brutto należy rozliczyć z uwzględnieniem limitu 75% oraz 50% odliczenia VAT. Jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, podstawę kosztu stanowi wartość netto powiększona o nieodliczony VAT, następnie ograniczona do 75%.

Koszty użytkowania samochodu zastępczego w wysokości 1200 zł podlegają rozliczeniu zgodnie z zasadami dotyczącymi najmu pojazdu, z uwzględnieniem limitu 150 000 zł. W przypadku gdy wartość pojazdu zastępczego nie przekracza tego limitu, cała kwota może zostać zaliczona do kosztów.

W rezultacie przedsiębiorca wykazuje przychód w wysokości 9200 zł oraz odpowiadające mu koszty po zastosowaniu limitów. Różnica między przychodem a kosztami wpływa na wysokość dochodu podatkowego i może być dodatnia lub ujemna, w zależności od szczegółów rozliczenia.

Firma transportowa po wypadku otrzymała odszkodowanie 15 000 zł za naprawę pojazdu objętego ubezpieczeniem AC. Koszty naprawy wyniosły 12 000 zł, a koszty samochodu zastępczego 2500 zł. Firma wykazuje przychód 15 000 zł i koszty według limitów podatkowych. Po zastosowaniu limitów rzeczywisty koszt podatkowy może wynieść około 10 875 zł, generując dodatni wynik podatkowy.

Dokumentowanie i ewidencjonowanie kosztów

Właściwe dokumentowanie kosztów użytkowania samochodu zastępczego stanowi podstawę ich uznania za koszty podatkowe. Wszystkie wydatki muszą być udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami zawierającymi dane firmowe podatnika oraz spełniającymi wymogi formalne określone w przepisach podatkowych.

Faktury za paliwo, materiały eksploatacyjne oraz inne wydatki bieżące muszą zawierać wszystkie obligatoryjne elementy, w tym dane identyfikujące nabywcę (przedsiębiorcę), szczegółowy opis towaru lub usługi, oraz prawidłowo naliczony podatek VAT. Brak któregokolwiek z tych elementów może skutkować odmową uznania wydatku za koszt podatkowy.

Szczególną uwagę należy zwrócić na faktury za opłaty za najem samochodu zastępczego. Dokument ten powinien jednoznacznie określać okres najmu, charakterystykę najętego pojazdu oraz wysokość opłaty. W przypadku najmu krótkoterminowego, zalecane jest również załączenie kopii polisy ubezpieczeniowej potwierdzającej wartość pojazdu.

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów muszą właściwie zakwalifikować koszty do odpowiednich kolumn. Wydatki eksploatacyjne związane z samochodem zastępczym należy ujmować w kolumnie 13 (pozostałe wydatki), natomiast opłaty za najem w kolumnie 8 (pozostałe koszty uzyskania przychodów).

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe muszą zastosować właściwe konta księgowe odpowiadające rodzajowi poniesionego wydatku. Koszty eksploatacyjne należy ujmować na kontach zespołu 4 (koszty według rodzajów), natomiast opłaty za najem na kontach zespołu 5 (koszty według miejsc powstawania i nośników kosztów).

Istotne znaczenie ma również prowadzenie ewidencji pomocniczych, które umożliwiaj kontrolę prawidłowości stosowania limitów podatkowych. Szczególnie w przypadku pojazdów wykorzystywanych w sposób mieszany, niezbędne jest prowadzenie ewidencji pozwalającej na rozróżnienie przejazdów służbowych od prywatnych.

1. Zbieranie wszystkich faktur i rachunków związanych z samochodem zastępczym
2. Weryfikacja poprawności formalnej dokumentów (dane firmowe, VAT, opis)
3. Klasyfikacja wydatków na eksploatacyjne i opłaty za najem
4. Obliczenie kosztów podatkowych z uwzględnieniem limitów
5. Ujęcie w odpowiednich pozycjach ewidencji podatkowych
6. Przechowywanie dokumentacji zgodnie z przepisami o archiwizacji

Najczęstsze błędy w rozliczaniu kosztów

Przedsiębiorcy rozliczający koszty użytkowania samochodów zastępczych często popełniają błędy, które mogą prowadzić do problemów z organami podatkowymi. Jednym z najczęstszych uchybień jest nieprawidłowe zastosowanie limitów procentowych do różnych kategorii wydatków.

Błędem jest traktowanie wszystkich kosztów związanych z samochodem zastępczym jako wydatki eksploatacyjne podlegające limitowi 75%. Opłaty za najem pojazdu podlegają odrębnemu limitowi kwotowemu 150 000 zł i nie mogą być ograniczane procentowo. Pomylenie tych zasad prowadzi do nieprawidłowego rozliczenia podatkowego.

Kolejnym częstym błdem jest niewłaściwe dokumentowanie wydatków. Przedsiębiorcy często akceptują rachunki nieformalne lub faktury niekoniecznie zawierające wszystkie wymagane elementy. Taka dokumentacja może zostać zakwestionowana przez organy kontroli skarbowej.

Problematyczne jest również nieprawidłowe rozliczenie VAT, szczególnie w przypadku przedsiębiorców decydujących się na 100% odliczenie. Brak wypełnienia formularza VAT-26 w odpowiednim terminie lub nieprowadzenie wymaganej dokumentacji może skutkować koniecznością korekty rozliczeń i naliczeniem dodatkowych zobowiązań.

Przedsiębiorcy często nie uwzględniają również specyfiki rozliczenia odszkodowań ubezpieczeniowych. Błędne jest założenie, że otrzymanie odszkodowania automatycznie neutralizuje skutki podatkowe poniesionych kosztów. Sposób rozliczenia zależy od rodzaju ubezpieczenia i wymaga indywidualnej analizy.

Istotnym problemem jest także nieprawidłowe ustalanie wartości pojazdu dla celów zastosowania limitu 150 000 zł. Przedsiębiorcy czasami używają wartości rynkowej pojazdu zamiast wartości określonej w umowie najmu lub polisie ubezpieczeniowej, co prowadzi do błędnych obliczeń.

• Mylenie limitów dla wydatków eksploatacyjnych i opłat za najem
• Nieprawidłowe dokumentowanie wydatków fakturami nieformalnymi
• Błędne rozliczenie VAT przy wyborze 100% odliczenia
• Niewłaściwe ujmowanie odszkodowań ubezpieczeniowych
• Używanie nieprawidłowej wartości pojazdu do obliczeń limitów
• Brak prowadzenia wymaganej dokumentacji dodatkowej

Najczęstsze pytania

Nie, koszty paliwa do samochodu osobowego zastępczego podlegają limitowaniu. Dla pojazdów wykorzystywanych wyłącznie służbowo można zaliczyć 100% kosztów, ale dla pojazdów używanych w sposób mieszany limit wynosi 75%. Dodatkowo podatnicy VAT muszą uwzględnić zasady 50% odliczenia VAT.

Opłaty za najem samochodu osobowego zastępczego podlegają limitowi kwotowemu 150 000 zł. Limit ten odnosi się do wartości pojazdu określonej w umowie najmu lub w przypadku najmu krótkoterminowego do wartości ubezpieczeniowej. Jeśli wartość pojazdu przekracza limit, koszty najmu są proporcjonalnie ograniczane.

Jeśli przedsiębiorca chce odliczać 100% VAT od wydatków na samochód zastępczy wykorzystywany wyłącznie służbowo, musi złożyć formularz VAT-26 w terminie 7 dni od pierwszego wydatku. Dodatkowo musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i sporządzić regulamin użytkowania. Bez tych formalności stosuje się standardowe 50% odliczenie VAT.

Sposób rozliczenia zależy od rodzaju ubezpieczenia. Przy ubezpieczeniu tylko OC, przychodem jest nadwyżka odszkodowania nad kosztami, a faktury za naprawę nie są kosztami podatkowymi. Przy ubezpieczeniu OC i AC, całe odszkodowanie to przychód, a wszystkie faktury można zaliczyć do kosztów z uwzględnieniem limitów.

Jeśli samochód zastępczy jest udostępniany bezpłatnie przez serwis w ramach usługi naprawy, nie powstają dodatkowe obowiązki podatkowe z tytułu samego udostępnienia pojazdu. Jednak wszelkie koszty eksploatacyjne poniesione przez przedsiębiorcę podlegają standardowym zasadom rozliczenia z uwzględnieniem odpowiednich limitw podatkowych.