E-faktura a KSeF - kompletny przewodnik dla przedsiębiorców

E-faktura a KSeF - kompletny przewodnik dla przedsiębiorców

W dzisiejszym cyfrowym świecie coraz więcej firm i przedsiębiorców zaczyna korzystać z elektronicznych faktur jako nowoczesnej formy wystawiania i przesyłania dokumentów księgowych. Elektroniczne faktury, powszechnie nazywane e-fakturami, oferują wiele istotnych korzyści dla przedsiębiorców, takich jak znacząca wygoda w procesach administracyjnych, oszczędność czasu potrzebnego na obsługę dokumentacji oraz redukcja kosztów związanych z tradycyjnym fakturowaniem papierowym. Dodatkowo elektroniczne faktury przyczyniają się do zwiększenia efektywności pracy całego przedsiębiorstwa poprzez możliwość automatyzacji procesów księgowych.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi rewolucyjną zmianę w sposobie prowadzenia dokumentacji podatkowej w Polsce. System ten nie tylko modernizuje proces fakturowania, ale także wprowadza nowe obowiązki i możliwości dla wszystkich podatników. Zrozumienie zasad funkcjonowania e-faktur w kontekście KSeF staje się kluczowe dla każdego przedsiębiorcy, który chce efektywnie prowadzić swoją działalność gospodarczą zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Historia i rozwój e-fakturowania w Polsce

Pojęcie elektronicznej faktury w Polsce funkcjonuje od około 2018 roku, kiedy to zostały wprowadzone elektroniczne rejestry VAT. Ten moment można uznać za przełomowy w digitalizacji polskiej księgowości, ponieważ otworzył drogę do szerszego wykorzystania nowoczesnych technologii w procesach podatkowych. Elektroniczne faktury zyskały popularność nie tylko ze względów praktycznych, ale także z powodów ekologicznych, przyczyniając się do redukcji zużycia papieru i ograniczenia negatywnego wpływu na środowisko naturalne.

Wprowadzenie e-faktur przyniosło przedsiębiorcom możliwość znacznej oszczędności czasu, który wcześniej był poświęcany na drukowanie, przesyłanie i archiwizowanie papierowych dokumentów. Ponadto elektroniczne faktury umożliwiły automatyzację wielu procesów księgowych, co z kolei przełożyło się na większą efektywność pracy i znaczne ograniczenie ryzyka błędów ludzkich w prowadzeniu dokumentacji podatkowej.

Jedną z najważniejszych zalet elektronicznych faktur jest możliwość ich łatwej integracji z systemami księgowymi i programami do zarządzania przedsiębiorstwem. Ta funkcjonalność pozwala na automatyzację procesów księgowych, co prowadzi do zwiększenia produktywności całego zespołu oraz lepszego kontrolowania przepływów finansowych w firmie.

Krajowy System e-Faktur - kluczowe informacje

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi kolejny etap digitalizacji polskiej administracji podatkowej. System KSeF został zaprojektowany tak, aby uprościć i ujednolicić proces fakturowania elektronicznego w całym kraju. W związku z wprowadzeniem tego systemu, elektroniczne fakturowanie stanie się obowiązkowe dla podatników, przy czym tylko w określonych sytuacjach będzie możliwe skorzystanie z tradycyjnego fakturowania papierowego.

Istotną kwestią jest rozróżnienie między tradycyjnymi fakturami elektronicznymi a fakturami wystawianymi w ramach KSeF. Możliwość korzystania z tradycyjnych faktur elektronicznych będzie wyłącznie w przypadku, gdy będą one zawierać dodatkowe informacje wymagane przez KSeF i tym samym będą spełniać definicję faktury ustrukturyzowanej. To oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje systemy i procesy do nowych wymagań technicznych i prawnych.

Harmonogram wprowadzania obowiązku korzystania z KSeF został rozłożony w czasie, aby umożliwić przedsiębiorcom stopniowe przygotowanie się do zmian. Duzi podatnicy będą zobowiązani do korzystania z systemu od 1 lutego 2026 roku, natomiast wszyscy pozostali podatnicy od 1 kwietnia 2026 roku. Warto podkreślić, że już od lutego 2026 roku wszyscy podatnicy będą zobowiązani pobierać faktury z systemu KSeF, niezależnie od tego, czy sami są już objęci obowiązkiem wystawiania faktur w tym systemie.

Wymagane elementy e-faktury zgodnej z KSeF

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z tym elektroniczne faktury muszą zawierać te same elementy co faktury papierowe, aby spełniać wymogi prawne i podatkowe.

Każda prawidłowo wystawiona e-faktura powinna zawierać szereg obowiązkowych elementów, które są niezbędne dla jej ważności prawnej i podatkowej. Podstawowe wymagania obejmują datę wystawienia oraz kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę w systemie księgowym przedsiębiorcy.

Niezbędne są również pełne dane identyfikacyjne stron transakcji, czyli imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami. Dodatkowo wymagane są numery identyfikacyjne dla celów podatkowych, zarówno podatnika wystawiającego fakturę, jak i nabywcy towarów lub usług.

1. Data wystawienia faktury oraz kolejny numer identyfikacyjny
2. Pełne dane podatnika i nabywcy wraz z adresami
3. Numery identyfikacyjne dla celów podatkowych obu stron
4. Data dokonania dostawy lub wykonania usługi
5. Szczegółowy opis towarów lub usług
6. Ilości, miary i ceny jednostkowe netto
7. Wartości netto, stawki VAT i kwoty podatku
8. Łączna kwota należności do zapłaty

Szczególnie istotne są informacje dotyczące samej transakcji, w tym data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub data otrzymania zapłaty, jeśli różni się ona od daty wystawienia faktury. Faktura musi również zawierać dokładną nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług oraz cenę jednostkową bez kwoty podatku.

Aby e-faktura została uznana za fakturę przyjmowaną przez KSeF, powinna dodatkowo zawierać numer identyfikujący taką fakturę w systemie KSeF. Ten specjalny numer jest automatycznie nadawany fakturze w momencie jej wystawienia w systemie KSeF. Istotne jest to, że faktura może być wystawiona w innym systemie księgowym, a następnie przesłana do KSeF w celu nadania odpowiedniego numeru identyfikacyjnego. Przedsiębiorcy nie muszą bezpośrednio korzystać z aplikacji KSeF, mogą wykorzystywać swoje dotychczasowe systemy księgowe z odpowiednią integracją.

Formaty e-faktur - PDF, XML czy inne rozwiązania

Jednym z najważniejszych aspektów związanych z e-fakturami jest kwestia ich formatu. Faktury sprzedaży należy wystawiać przynajmniej w dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi zostaje w dokumentacji księgowej sprzedawcy. Zgodnie z art. 106g ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku e-faktur przesyłanych w formie elektronicznej obowiązują szczegółowe zasady dotyczące ich przekazywania między stronami transakcji.

Podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego osoba trzecia ma obowiązek przesłania lub udostępnienia faktury nabywcy. W sytuacji, gdy nabywca wystawia faktury w imieniu i na rzecz podatnika, musi je przesłać lub udostępnić podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży.

Istotną informacją dla przedsiębiorców jest to, że w przypadku przesyłania e-faktur nie ma wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jednak podatnik wystawiający elektroniczne faktury ma obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia dokumentu, integralności treści oraz czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości wystawcy, integralność treści gwarantuje, że nie zmieniono danych zawartych w fakturze, a czytelność zapewnia możliwość odczytania wszystkich informacji.

• Przepisy nie narzucają konkretnego formatu wystawianej faktury
• Wybór formatu faktury zależy wyłącznie od decyzji podatnika
• E-faktura może być wysłana jako załącznik do wiadomości e-mail
• Akceptowalne są faktury w formacie PDF, XML, Word lub Excel
• Możliwe jest przesyłanie faktur za pomocą aplikacji mobilnych

Przepisy podatkowe nie narzucają podatnikowi konkretnego formatu wystawianej faktury, pozostawiając znaczną swobodę w tym zakresie. Wybór formatu faktury zależy wyłącznie od podatnika i może być dostosowany do specyfiki prowadzonej działalności. Może to być na przykład e-faktura w formacie PDF wysłana w wiadomości e-mail jako załącznik lub faks otrzymany w formacie elektronicznym.

W praktyce gospodarczej spotyka się także faktury wystawione w programach pakietu Office, takich jak Excel lub Word, oraz w formie komunikatu XML. Wszystkie te formaty są prawnie dopuszczalne, pod warunkiem że zawierają wszystkie wymagane prawem elementy i spełniają wymogi dotyczące autentyczności, integralności i czytelności.

Przedsiębiorca prowadzący stację paliw może wysyłać faktury elektroniczne w formacie PDF za pośrednictwem aplikacji mobilnej na adres e-mail klienta. Klient, akceptując regulamin aplikacji, wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, co spełnia wszystkie wymagania prawne dotyczące e-faktur.

Mimo że tradycyjna e-faktura nie ma konkretnego wymaganego formatu, sytuacja zmienia się w przypadku faktur wystawianych w systemie KSeF. Faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF muszą posiadać określony format zgodny ze strukturą faktury elektronicznej publikowaną przez ustawodawcę. Aktualnie obowiązuje struktura FA (2), która definiuje dokładny sposób formatowania i przesyłania danych w systemie.

Zgoda nabywcy na otrzymywanie e-faktur

Korzystanie z elektronicznych faktur wymaga uzyskania zgody odbiorcy faktury na tę formę przekazania dokumentu. Jest to fundamentalna zasada, która chroni prawa nabywców i zapewnia, że nie będą zmuszani do korzystania z form elektronicznych wbrew swojej woli. Zgodnie z art. 106n ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej, dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, pod warunkiem że dla każdej faktury są dostępne wszystkie wymagane informacje.

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują, w jakiej konkretnej formie ma być dokonana akceptacja e-faktury przez odbiorcę. W związku z tym akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej, jak również w formie elektronicznej, na przykład poprzez e-mail, SMS lub inne środki komunikacji elektronicznej. Elastyczność w tym zakresie ułatwia przedsiębiorcom uzyskanie niezbędnych zgód od swoich kontrahentów.

Istnieje również możliwość domniemania zgody - można założyć, że kontrahent wyraził zgodę na otrzymywanie e-faktur, dopóki nie wyrazi sprzeciwu wobec takiej formy otrzymywania dokumentów. W praktyce oznacza to, że jeśli nabywca opłaci należność wynikającą z e-faktury, można to interpretować jako równoznaczne z jej akceptacją i zgodą na elektroniczną formę fakturowania.

W przypadku e-faktur wystawianych w systemie KSeF również aktualnie potrzebna jest zgoda nabywcy na przekazanie mu faktury przez system KSeF. Jednak sytuacja ulegnie zmianie od 1 lutego 2026 roku, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Od tego momentu nie będzie już konieczności uzyskiwania zgody na otrzymywanie e-faktur w systemie KSeF, ponieważ będzie to standardowy, obowiązkowy sposób fakturowania.

Warto podkreślić, że nawet w przypadku braku zgody na przesłanie faktury przez system KSeF, można ją nadal wystawić w tym systemie. Jednak nabywcy należy wówczas przekazać fakturę w inny sposób, na przykład w formie papierowej lub w tradycyjnej formie elektronicznej, jeśli wyrazi na nią zgodę. Ta elastyczność pozwala przedsiębiorcom na stopniowe przechodzenie na nowy system, nie naruszając przy tym praw i preferencji ich kontrahentów.

Przechowywanie e-faktur i dokumentacji

Podatnicy są prawnie zobowiązani do przechowywania wszystkich dokumentów księgowych, w szczególności faktur oraz e-faktur, do chwili zakończenia ustawowego czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ten termin upływa po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Obowiązek ten dotyczy zarówno wystawionych, jak i otrzymanych faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów.

Przechowywanie dokumentacji musi być zorganizowane z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe, co ułatwia kontrolę i weryfikację dokumentów przez organy podatkowe. Przedsiębiorcy mają obowiązek zapewnić łatwe odszukanie dokumentów, zachowanie autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz czytelności od momentu wystawienia lub otrzymania e-faktur do czasu upływu zobowiązania podatkowego.

Przedsiębiorca posiadający siedzibę firmy na terytorium Polski musi przechowywać faktury na terenie kraju. Istnieje jednak ważny wyjątek - podatnik może przechowywać faktury w formie elektronicznej poza granicami kraju, ale musi w razie kontroli skarbowej umożliwić łatwy dostęp online do faktur za pomocą środków elektronicznych. To rozwiązanie jest szczególnie istotne dla firm korzystających z usług chmurowych lub międzynarodowych systemów zarządzania dokumentami.

1. Przechowywanie przez okres 5 lat od końca roku podatkowego
2. Zachowanie podziału na okresy rozliczeniowe
3. Zapewnienie łatwego dostępu do dokumentów
4. Utrzymanie autentyczności i integralności treści
5. Systematyczne tworzenie kopii zapasowych
6. Zakaz dokonywania zmian w przechowywanych dokumentach

E-faktury można przechowywać na różnych nośnikach elektronicznych, takich jak płyty CD, dyski twarde, serwery czy systemy chmurowe. Konieczne jest systematyczne tworzenie kopii zapasowych, aby zabezpieczyć się przed utratą danych w wyniku awarii sprzętu lub innych nieprzewidzianych zdarzeń. W czasie przechowywania dokumentów nie można dokonywać żadnych zmian w ich treści, co ma na celu zachowanie integralności dokumentacji księgowej.

Zgodnie z nowymi przepisami, korzystając z systemu KSeF, dokumenty sprzedażowe mogą być przechowywane przez okres 10 lat. Po upływie tego okresu podatnik ma możliwość przechowywania faktur ustrukturyzowanych poza systemem KSeF, zgodnie z własnymi preferencjami i możliwościami technicznymi.

Przedsiębiorca wystawiający faktury za pomocą KSeF w maju 2025 roku będzie miał te dokumenty przechowywane w systemie przez 10 lat, czyli do 2035 roku. Jednak przedawnienie zobowiązania podatkowego nastąpi w 2030 roku, co oznacza, że faktury stracą "ważność dowodową" w 2031 roku, mimo dalszego przechowywania w systemie.

Korzystanie z systemu KSeF przynosi istotną korzyść w postaci natychmiastowego dostępu organów podatkowych do faktur wystawionych za pośrednictwem tego systemu w ciągu 10 lat. Funkcja ta znacznie ułatwia kontrolę dokumentów podatkowych i jednocześnie odciąża podatników z obowiązku dostarczania dokumentów na żądanie organów podatkowych podczas postępowań wyjaśniających lub kontroli podatkowych.

Najczęstsze pytania

Nie, wystawianie e-faktur wymaga zgody odbiorcy na tę formę przekazania dokumentu. Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Można również domniemać zgodę, jeśli nabywca nie wyrazi sprzeciwu lub opłaci należność z e-faktury. Od lutego 2026 roku zgoda nie będzie potrzebna dla faktur w systemie KSeF.

Przepisy nie narzucają konkretnego formatu e-faktury. Możesz wybrać format PDF, XML, Word, Excel lub inny, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy. Ważne jest, aby faktura zawierała wszystkie wymagane prawem elementy i zapewniała autentyczność, integralność oraz czytelność dokumentu.

Nie, przepisy nie wymagają stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego przy przesyłaniu e-faktur. Musisz jednak zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści oraz czytelność dokumentu. Te wymogi możesz spełnić innymi sposobami technicznymi.

E-faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku faktur wystawionych w systemie KSeF są one automatycznie przechowywane przez 10 lat, ale obowiązek podatkowy przedawnia się nadal po 5 latach.

Tak, faktury w formie elektronicznej możesz przechowywać poza granicami Polski, ale musisz zapewnić łatwy dostęp online do tych dokumentów w przypadku kontroli skarbowej. Przedsiębiorcy z siedzibą w Polsce mają obowiązek udostępnienia faktur organom podatkowym za pomocą środków elektronicznych.

System KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników i od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Już od lutego 2026 roku wszyscy podatnicy będą zobowiązani pobierać faktury z systemu KSeF, niezależnie od swojej wielkości.

Obecnie potrzebujesz zgody nabywcy na przekazanie faktury przez system KSeF. Jednak możesz wystawić fakturę w KSeF i przekazać ją nabywcy w inny sposób, na przykład w formie papierowej lub tradycyjnej elektronicznej. Od lutego 2026 roku zgoda nie będzie już wymagana.